Secrétaire pédagogique F/H

Description de l'offre

Mission

Vous avez pour mission d’assurer la formation des internes de médecine générale dans le but qu’ils obtiennent leur DES et les préparer à leur pratique future de médecin généraliste.

Votre mission porte sur plusieurs axes :

1. Gestion administrative des stages et du Parcours Étudiants (tenue du fichier permettant de suivre l’avancement des internes dans leur maquette, gestion des fiches d’évaluation des étudiants des terrains de stages,…) ;


2. Coordination de l'Enseignement Théorique (Organisation et validation des enseignements théoriques, réservations des salles et préparation des émargements) ;


3. Participation aux instances et gestion administrative ;


4. Suivi des formations et relations institutionnelles (suivi des formations des maîtres de stages et réception de leur dossier, tenue du fichier en lien avec la commission du 3ème cycle et l’ARS, communication avec les services de la scolarité, du 3e cycle et l’ARS pour s’assurer de la mise à jour de leurs fichiers concernant le parcours des étudiants) ;


5. Communication et Coordination (accueil téléphonique, communiquer les évaluations des étudiants des stages aux différents terrains de stage) ;


6. Développement et évolution des procédures (maitriser les outils numérique de l’université) ;


7. Promotion de la qualité de l'enseignement.

Une formation sur une période minimum de deux mois sera organisée à Tours

Activités principales

- Assurer l’accueil, la transmission des informations et l’accompagnement des étudiants dans leurs parcours ;

- Garantir la gestion et l’organisation des stages hospitaliers et ambulatoires des internes de médecine générale (suivi des dossiers des étudiants, lien avec les référents des stages hospitaliers et ambulatoires) ;

- Assurer la Gestion du stage obligatoire en médecine générale des étudiants de 4ème année en lien avec la scolarité (suivi des documents de stages) ;

- Organiser et gérer l’enseignement théorique (élaboration des plannings des enseignements, réservations des salles, préparation des émargements et validation des enseignements sur le site du DUMG et sur CELENE) ;

- Organiser et participer aux conseils d’administration (2 dans l’année) avec rédaction du compte-rendu ;

- Participer à la gestion financière en lien avec l’antenne financière (saisie des bons de commandes, gestion des frais de déplacements et missions des enseignants,…) ;

- Assurer la gestion des heures complémentaires des chargés de cours en lien avec le service du personnel ;

- Assurer le suivi des formations des maîtres de stages et réception de leur dossier à présenter pour la campagne d’agrément (tenue du fichier en lien avec la commission du 3ème cycle et l’ARS).

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation orientée assistanat de gestion / gestion pédagogique ;

Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel) et adaptation aux logiciels métiers 

Compétences et qualités requises

Sens de l'accueil et de la communication

Capacité à collaborer efficacement avec différentes parties prenantes

Rigueur dans le suivi des procédures administratives

Aptitude à la rédaction de compte-rendu et à la communication écrite.

Capacité d’organisation et bonne gestion du temps

Fiabilité dans la gestion financière et administrative

Sens de l'organisation et de la planification

MODALITÉS ET PROCESS DE RECRUTEMENT

Lieu d’exercice : Département de la Formation Médicale

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de mai 2024

Type de contrat/Statut : Catégorie C, contractuels (CDD), temps plein

 Postuler

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 08/05/2024

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.