Assistant de direction - h/f

Description de l'offre

Mission principale :




Assurer le secrétariat et exécuter des actes de gestion et des actes administratifs courants auprès du Directeur général délégué à l'administration (DGDA) et du Directeur général délégué à la stratégie (DGDS).




Activités principales :




Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés.
Rédiger des courriers et notes
Assurer l'accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes
Organiser des rendez-vous et des réunions
Gérer les agendas du DGDA et du DGDS
Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d'activités
Organiser et gérer les déplacements du DGDA et du DGDS : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais…
Aider à la constitution des fonds de dossiers afférents aux réunions et aux missions
Assurer l'interface avec les départements de l'INSERM et les partenaires extérieurs
Effectuer des travaux de copie, de classement et d'archivage

Profil recherché

Connaissances :




Connaissance des techniques de secrétariat
Connaissance des logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet




Savoir-faire :




Qualités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
Sens de l'organisation et de la rigueur administrative
Savoir prioriser, gérer l'urgence, capacités d'adaptions
Maîtrise de l'anglais souhaitée (à l'oral et à l'écrit)




Aptitudes :




Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
Disponibilité, réactivité
Rigueur et capacité d'organisation
Sens des responsabilités
Sens de la discrétion et de la confidentialité
Force de proposition et esprit d'initiative
Polyvalence et capacité d'adaptation




Expérience(s) souhaité(s) :




Expérience confirmée en secrétariat et assistanat de direction




Niveau de diplôme et formation(s) :




Bac +2 minimum (gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager)

À propos de INSERM

L'Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l'Inserm, c'est intégrer un institut engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.