Assistant de direction F/H

Description de l'offre

Mission

Affecté(e) au sein de la Direction Générale des Services (DGS) de l’université d’Orléans, votre mission consiste à assister la Directrice Générale des Services dans l’organisation quotidienne du travail.

Activités principales

Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, votre rôle consiste à :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale des Services ;

- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;

- Gérer la boite mail fonctionnelle de la Directrice Générale des Services : classer, orienter et archiver les mails, assurer une alerte le cas échéant auprès de la DGS, transmettre des réponses de premier niveau ;

- Assurer la gestion de l'agenda de la DGS : programmer les rendez-vous, réunions et temps de travail ;

- Organiser la prise en charge des déplacements de la DGS : traitement des ordres de mission, des  réservations pour les déplacements et hébergements, le remboursement des frais de mission ;

- Organiser, préparer les réunions et suivre les étapes en découlant : agenda, logistique, sollicitation des intervenants, préparation des dossiers et rédaction des PV de décision ou comptes-rendus ;

- Gérer la mise à la signature des documents et le suivi des parapheurs ;

-  Rédiger et/ou mettre en forme des courriers et des notes de service ;

- Assurer la transmission des informations auprès des différents responsables de l’établissement et tenir à jour les listes de diffusion ;

-  Alimenter et mettre à jour les pages Intranet de la Direction Générale des Services ;

- Participer au déploiement de la démarche qualité Services Publics + ;

- Organiser et gérer le classement des documents ;

- Gérer le stock de fournitures de bureau et les commandes ;

- Elaborer et mettre à jour des fiches de procédure pour les activités traitées ;

- Traiter des dossiers ponctuels.

Le poste implique des relations étroites et fréquentes avec le cabinet du Président et les secrétariats des directions centrales ainsi qu’avec les tutelles et les partenaires institutionnels (Rectorat, Ministère, organismes de recherche, collectivités…)

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation en gestion administrative ou assistanat de direction ;

Expérience sur des fonctions similaires souhaitées, de préférence au sein d’une ou plusieurs institutions publiques.

Compétences et qualités requises

Connaissances 

Maitrise des outils bureautiques et outils informatiques

Connaissance de l’environnement administratif et si possible de l’enseignement supérieur et de la recherche

Maitrise des règles de la correspondance et des normes administratives

Savoir-faire 

Rédiger et mettre en forme un document

Analyser, hiérarchiser et diffuser des informations

Organiser une réunion

Planifier et organiser un agenda, savoir prioriser

Savoir-être

Être organisé et rigoureux

Être réactif et savoir gérer les priorités

Gérer la confidentialité, avoir le sens de la discrétion

Gérer son activité en autonomie

S'adapter aux changements et aux situations d'urgence

Avoir le sens du contact et des relations humaines

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI :

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

-57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste 

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 25/08/2025.

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.