Executive Assistant & Clients Care H/F

Description de l'offre

Reportant directement aux Dirigeants (VPs & managers de Offer & Technology, Strategy & Marketing, Customer Satisfaction & Quality, Process Automation System & Library), vous leur apporterez votre support dans la gestion administrative et logistique quotidienne afin de leur permettre d'exercer pleinement leur rôle.

Vous vous appuierez notamment sur la connaissance approfondie que vous développerez de l'organisation, ses acteurs et ses objectifs, qui vous permettra d'agir comme un véritable lien social avec l'environnement.

Missions & Activités du poste

Missions journalière:

- Gérer les demandes de voyages complexes (demande de visas, coordination avec l'agence,…), application des règles de la politique voyage

- Assister dans les procédés de remboursement des notes de frais

- Aide pour l'utilisation des outils

- Support d'interface IT pour les requêtes spécifiques

- Gérer le matériel et les fournitures de bureau

- Gérer les commandes et les suivis de paiements avec les managers de ressources

- Gestion des demandes d'achats et commandes de fournitures

- Assurer le traitement du courrier papier

Support aux visites externes:

- Coordination et organisation des visites clients (réservation de salles, hôtels, coordination avec les prestataires extérieurs) pour Plant Solutions sur le site Horizon (Carros)

- Support à l'organisation d'évènements sur site ou à l'extérieur pour l'équipe de management.

Support de l'équipe de management:

- Centraliser et diffuser les informations pour les réunions d'information mensuelles

- Organiser des visites et des réunions pour le management, être l'interface de la communication de l'activité

- Rédiger et mettre en forme les Comptes Rendus des réunions

- Mettre les documents en forme, monter des dossiers

- S'assurer que les informations soient à jour : charte organisationnelle, annuaire,…

- Assister dans la préparation des tableaux de bord du business et fonctionnement de l'équipe

- Aider les RH sur demande

- Aider la Finance sur demande

Environnement et Sécurité:

- Aider l'équipe de management pour la sécurité dans l'environnement de travail : compte rendu des habilitations électriques, règles de sécurité dans les bureaux et laboratoires (en accord avec les règles du site).

Profil recherché

Qualifications :

Avec un niveau de formation supérieur minimum bac +2, vous disposez d'une expérience confirmée d'assistanat en environnement multiculturel idéalement acquise dans une entreprise industrielle innovante.

Vous maitrisez couramment l'Anglais et le Français.

Le pack office n'a pas de secret pour vous et vous faites preuve d'agilité pour vous adapter aux outils métier et à leurs évolutions.

Vous possédez de très bonnes capacités de communication orale et écrite, et savez faire preuve de discrétion et de discernement dans les informations transmises.

Vous avez démontré une bonne capacité de dialogue avec des interlocuteurs clé (top managers, clients...) et d'intégration au sein d'une équipe.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, et faites preuve de fiabilité et de respect des délais impartis.

Vous savez combiner gestion opérationnelle et travaux de fonds, et faites preuve de sens du service et de disponibilité.

Vous habitez ou voulez être basé(e) sur notre site de Carros.

Ce profil correspond au vôtre ? Rejoignez une entreprise leader sur ses marchés, innovante et soucieuse du développement professionnel et du bien-être de ses collaborateurs !