Assistant de direction décenat santé F/H

Description de l'offre

Mission

Au sein de l’UFR Sciences et Techniques, votre mission est d’assister le directeur et l’équipe décanal dans l’exercice de leurs fonctions.

Activités principales

En cohérence avec les orientations stratégiques de l’établissement et pour renforcer son attractivité, vos activités seront les suivantes :

Assurer l’assistanat administratif et organisationnel de la direction

- Gérer l’agenda du directeur et en contrôler les échéances. Prendre les rendez-vous selon ses directives. Organiser ses déplacements, réserver les titres de transport et les hébergements.

- Gérer la messagerie du directeur

- Accueillir, informer et orienter les différents publics (étudiants, enseignants, personnalités extérieures, …)

- Organiser et assurer la logistique des réunions du directeur en présentiel ou en distanciel (via Teams)

- Assurer la mise en forme de notes, courriers

- Travailler sur certains dossiers avec le directeur

- Au besoin aider à la préparation des révisions des effectifs HU, visite des CNU, visites des candidats

Assurer l’organisation et le suivi des instances de gouvernance

- Planifier et organiser les réunions, les conseils, les commissions (calendrier annuel)

- Rédiger avec le directeur l’ordre du jour, collecter et préparer les documents à adresser aux membres du conseil ou des commissions

- Envoyer la convocation et les documents aux membres du conseil ou des commissions en respectant les délais

- Assister au conseil et réunions pour assurer la prise de notes et rédiger les comptes rendus et les relevés de décision.

Assurer le suivi des procédures administratives et institutionnelles

En lien avec la RSA :

- Assurer le suivi des conventions à rédiger et à renouveler. Préparer leur mise à jour avant mise en parapheur

- Préparer les parapheurs pour signature du directeur ou du président de l’université.

Gérer les déclarations horaires

-Suivre les absences (récupération horaire)

- Assurer la gestion des élections

- Vérifications des listes électorales, affichage et envoi des listes électorales et des candidats 

- Pour les élections propres à médecine : préparation et transmission de la composition du bureau de vote :

- Edition des bulletins de vote

- Organisation logistique des élections

Assurer le suivi administratif des personnels et communication interne (communications auprès des départements en lien avec les secrétariats des départements)

- Mettre à jour les listes de diffusion et en créer si nécessaire

- Suivre les demandes de cumul d’activité des HU

- Relancer les personnels HU et U pour leur dossier d’avancement, primes (PEDR, PESR…) pour respecter les délais

- Traitement et diffusion des informations internes concernant le fonctionnement de l’UFR

Assurer la communication institutionnelle et l’organisation des évènements de l’UFR

- Organiser les manifestations évènementiels (salons- vœux- réceptions-anniversaires de l’UFR ..).

- Participer à la journée Portes Ouvertes de l’UFR

- Organisation de la journée Recherche biomédicale Orléans-Tours en lien avec l’assistante de l’équipe décanale de l’UFR de médecine de Tours

- Administrer et mettre à jour le site internet des départements et de l’UFR

Assurer la gestion des archives et la conformité documentaire de la composante

Référent archives de la composante :

- Classement et archivage des documents, courriels,

- Appliquer et faire appliquer les procédures et règlementation liées aux archives.

- Assurer l’interface entre l’UFR, l’archiviste de l’établissement et les archives départementales.

- Diffuser les informations aux collègues.

Profil recherché

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac à Bac +2 dans le domaine administratif

Connaître le fonctionnement de son environnement de travail (université – composante – CHU d’Orléans)

Connaître les techniques de rédaction administrative

Connaître les techniques de communication

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Teams, …)

Compétences et qualités requises

- Travail en équipe

- Polyvalence

- Sens de l’organisation

- Sens de la confidentialité

- Rigueur/fiabilité

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI 

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

Adhésion obligatoire à un contrat collectif santé* avec prise en charge partielle par l'employeur

Adhésion facultative à un contrat collectif de prévoyance avec prise en charge partielle par l'employeur

 *sauf cas de dispense prévues par le décret n° 2022-633 du 22 avril 2022

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 16/08/2026

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.