Alternance - Secrétaire - Réceptionniste H/F

Description de l'offre

Au sein d'un contexte multi-pays (France, Suisse et international) et multi-structures, l'alternant apporte une assistance administrative directe au PDG du Groupe ARKHEIN ainsi qu'un appui transversal aux diverses entités.

Cette fonction est exclusivement dédiée à l'organisation et aux tâches administratives, sans attribution de pouvoir décisionnel sur les plans financier, fiscal ou juridique.

Les activités se structurent autour des responsabilités suivantes :

Accueil et réception :

·  Recevoir les visiteurs au bureau de l'équipe de direction et répondre au téléphone
·  Aiguiller les contacts internes comme externes
·  Traiter les communications téléphoniques, prendre les messages et caler les rendez-vous
·  Faire le lien entre la direction générale, les collaborateurs et les partenaires

Secrétariat de groupe et assistance administrative :

·  Aider administrativement les différentes structures du groupe
·  Gérer l'organisation professionnelle du PDG, planifier son agenda et suivre ses dossiers courants
·  Harmoniser la gestion administrative entre les entités
·  Centraliser, ranger et archiver les pièces administratives
·  Tenir à jour la documentation et suivre les calendriers d'échéances

Gestion administrative générale :

·  Prendre en charge les courriers postaux, les e-mails et les plateformes spécifiques
·  Rédiger et mettre en page les documents administratifs
·  Classer et archiver de façon centralisée
·  Soutenir les équipes sur le plan administratif en fonction des demandes

Formation préparée :

·  Cursus en secrétariat, assistanat, gestion administrative ou administration des entreprises

Compétences et aptitudes recherchées :

·  Usage des outils bureautiques élémentaires (Word, tableur Excel, messagerie électronique)
·  Qualités rédactionnelles et aisance d'expression à l'oral
·  Sens du service et de l'accueil
·  Facilité dans les relations humaines
·  Aptitude à hiérarchiser les priorités et à s'organiser
·  Discrétion absolue et sens de la confidentialité
·  Fiabilité et rigueur
·  Présentation soignée et bon relationnel
·  Volonté d'apprendre et motivation
·  Capacité à gagner progressivement en autonomie

Ce poste est à pourvoir dans le cadre d'un contrat en alternance (contrat d'apprentissage ou de professionnalisation).