Assistant(e) de gestion

Description de l'offre

Publiée le 29/04/2024

Description de l'employeur

SNCF ENERGIE se développe et évolue continuellement, de nouvelles missions nous sont confiées régulièrement. Dans un but d’amélioration de notre gestion opérationnelle RH et administratif et afin de contribuer aux fondamentaux pour l’équipe, l’alternant(e) qui nous rejoindra contribuera avec sa manager à assurer une continuité dans ces missions essentielles du quotidien.

Intégré(e) au sein de la filiale « SNCF ENERGIE et rattaché(e) à la « RESPONSABLE Communication, RH, Administratif et Gestion ».

L’alternant(e) qui rejoindra l’équipe participera et prendra en charge la mission suivante : « Support aux missions administratives, financières et RH ».

SNCF Energie est la filiale de négoce d’électricité et de gaz pour le groupe SNCF. Environ 800 M€ de chiffres d’affaires annuels depuis la crise des prix d’électricité, gérés par une équipe dynamique d’une vingtaine de personnes, pour des clients aussi différents que le ferroviaire et le tertiaire, les filiales internationales de transport de voyageurs ou de FRET et la SA SNCF Voyageurs.

MISSIONS QUOTIENDIENNES 

1. Gestion administrative

• Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que la réception des colis et recommandés.
• Accueillir les visiteurs, clients et prospects.
• Organiser le planning d’accueil pour les nouveaux arrivants (tour d’horizon).
• Gérer le stock de fournitures et son réapprovisionnement.
• Participer aux comités des résidents de la Tour Incity et réaliser le compte-rendu pour l’équipe.
• Organiser les séminaires et les événements collectifs : planification, logistique (réservation des salles, du matériel, des repas…), support documentaire si besoin (impression, diffusion, mise en forme…)

2. Finances et Achats

• Suivre le budget formation de la filiale.
• Gérer et suivre les abonnements documentaires de la filiale ainsi que les inscriptions aux congrès/salons professionnels.
• Demander les devis des prestations et achats généraux, les faire valider pour passer commande et s’assurer de leur bonne exécution.
• Gérer le SAV si nécessaire.
• Gérer et piloter le référencement des nouveaux fournisseurs en lien avec le CSP Filiales.
• Gérer le traitement des factures reçues et leur archivage (dématérialisé).
• Gérer l’attribution des cartes bancaires professionnelles – gérer le dossier et l’enregistrer.

3. RH

Gestion Administrative RH :

• Gestion des contrats de travail (avenants et Mise à Disposition) et des absences (congés, arrêt de travail…) via le portail RH, assurer un suivi quotidien.
• Créer, suivre et s’assurer de la mise à jour permanente des dossiers agents (documents contractuels, code de l’éthique, visites médicales, délégations…).
• Planifier les visites médicales.
• S’assurer du suivi des différents fichiers RH (registre du personnel, synthèse MAD…).

Formations :

• Suivre le plan de formation annuel pour l’ensemble des collaborateurs.
• Rechercher et proposer des formations, inscrire et valider les conventions avec les organismes.
• Transmettre les attestations de suivi à la coordinatrice Formation RH pour enregistrement dans outils RH Groupe.

Les missions sont susceptibles d’évoluer au fil du temps en fonction des actualités.

• Bonne qualité rédactionnelle et de synthèse.
• Sens de l’organisation, rigueur.
• Aisance relationnelle, curiosité, autonomie, adaptabilité.
• Connaissances spécifiques, selon diplôme à préparer (RH, Finance, administratif, logistique).
•  Connaissance des outils informatiques : Pack Office (Excel, Word notamment), PowerPoint, SharePoint à développer.

• Pass Carmillon sur le réseau national (2ème classe).
• Possibilité de télétravail à partir du 3 mois d'ancienneté.

Rémunération selon le barème légal