Assistant administratif service scolaire h/f

Description de l'offre

Sous l’autorité de la cheffe des services Enfance et Affaires scolaires, vous veillez à la réalisation des tâches administratives liées à la mise en application de la politique de la ville en matière d’éducation, ainsi qu’à l’accueil physique et téléphonique des usagers du service : personnels éducatifs, parents, élus…

MISSIONS / ACTIVITES :

Accueil, information, orientation

- Assurer un accueil physique et téléphonique des familles et partenaires 

Secrétariat

- Assurer les inscriptions scolaires spécifiques : ULIS, hôtels sociaux, UPE2A, listes d’attente

- Préparer les réponses aux courriers et mails

- Classer et archiver les dossiers

Suivi des effectifs

- Elaborer les listes des effectifs des enfants : radiations, affectations

- Préparer la carte scolaire en fonction des effectifs en collaboration avec la cheffe de service

- Tenir à jour les listes des représentants des parents d’élèves, les états du personnel enseignants

Commission de dérogation scolaire

- Réceptionner les demandes et y apporter une réponse, et courriers réponses post commissions

- Préparer les commissions des dérogations en lien avec la cheffe de service

Gestion et commandes des pharmacies et gestion des PAI

- Réceptionner les besoins de chaque école

- Etablir les devis et passer les commandes

- Suivre la livraison dans chaque école

- Assurer le process administratif et de signatures des PAI

Transport scolaire

- Effectuer les inscriptions sur logiciel, remettre les titres

- Gérer les listes d’attente et d’admis au transport scolaire

Profil recherché

Profil recherché :

- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales notamment des écoles

- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Concerto)

- Compétences rédactionnelles et relationnelles : écoute, dialogue et gestion des conflits

- Travailler en équipe et en transversalité et savoir rendre compte

- Organiser ses activités de manière autonome, prendre des initiatives, respecter les délais

Notre processus de recrutement, qui s'étale sur une période de 8 semaines en moyenne, se déroulera de la façon suivante :

• Analyse de l'ensemble des candidatures auxquelles nous adresserons un accusé de réception par courriel
• Prise de contact téléphonique avec les candidats dont les profils professionnels correspondent aux compétences requises précisées dans nos annonces
• Organisation d'un entretien avec les candidats dont les savoirs et le savoirs-être répondent au mieux à notre culture professionnelle.