Assistant(e) de Direction (H/F)

Description de l'offre

  Job facts

L'Assistante de Direction aide à coordonner, gérer et optimiser les activités administratives et opérationnelles du Président, du Directeur Finance Juridique et IT, et du Directeur Communication.
Elle assure un rôle d'interface et de coordination entre les différents interlocuteurs internes et externes afin de garantir le partage et la transversalité des informations. Elle assiste, conseille, et propose.

Elle est sous la responsabilité de l'assistante de Direction Générale qui lui délègue des rôles et responsabilités, et avec qui elle assure une permanence et un backup mutuel.

Missions principales

Coordonne l'organisation et la planification des activités

·  Gère les agendas, les déplacements, et tout le secrétariat administratif
·  Rédige les courriers, conçoit les présentations, les supports de communication
·  Assure l'accueil physique et téléphonique. Filtre et cautionne les urgences et les priorités
·  Apporte du support au service Communication dans ses tâches administratives. Rôle de Connexion et de développement des relations externes.
·  Exécute les Demandes d'Achats, le contrôle des factures
·  Collecte les informations, les traite, les diffuse, les classe
·  Est sous la supervision de l'Assistante de direction générale avec qui elle partage des tâches et responsabilités, en assurant un backup mutuel.

Organise les réunions et événements nationaux et internationaux

·  Organise et assure le bon déroulement d'événements clients nationaux et internationaux.
·  Contribue en collaboration avec le service Communication à l'organisation d'événements à caractère institutionnel
·  Assure la logistique (déplacements, meetings…)

Se charge du support à des initiatives d'Entreprise

·  Assure la gestion des Insatisfactions Clients (Enregistrement, Réunions, Suivi, Courriers de clôture, Statistiques…)
·  Est le relais de messagerie Webmaster
·  Est un support à la Gestion de Crise, et au Business Continuity Management.
·  Est garante des modes opératoires et des données

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Profil - Formation initiale, compétences et expérience souhaités

·  Formation initiale de type BTS Assistant de Gestion PME/PMI ou Assistant de Manager
·  3 à 8 ans d'expérience sur un poste similaire

·  Bon niveau d'Anglais
·  Très grand sens de la discrétion, de la confidentialité et des devoirs de réserve
·  Rigueur et organisation - Grande réactivité, Proactivité et aptitudes à prioriser
·  Ecoute et travail en équipe
·  Exécution soignée et rapide
·  Flexibilité sur les horaires pour répondre aux exigences des événements ou réunions DG
·  Sens de la relation Clients
·  Maîtrise des outils informatiques et curiosité face au développement de nouveaux outils.

Roche is an equal opportunity employer.
Business Support, Business Support > Administrative Support

·  Who we are

Proposer des solutions thérapeutiques et diagnostiques dès aujourd'hui tout en innovant pour l'avenir. Telle est notre conviction, celle qui fonde notre identité, guide notre conduite et définit notre stratégie.Depuis toujours, l'excellence scientifique motive chacune de nos actions pour répondre aux enjeux médicaux et sociétaux. Rigueur scientifique, éthique et accès à l'innovation médicale pour tous : voilà notre engagement, aujourd'hui, pour demain.

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