Assistant de direction - Direction commerciale F/H (3 mois)

Description de l'offre

Quelles seront vos missions ?

Organiser l'agenda, planifier, organiser les réunions, les RDV, les manifestations et les congés ; s'assurer de la prise en charge de l'ensemble des éléments afférents (transports, repas et tout élément logistique associé).
Prendre en charge l'interlocution et l'interface entre les équipes et le/les directeur(s) et entre le/les directeur(s) et leurs clients (internes/externes) afin de faciliter la transversalité ; coordonner les interactions entre les différents directeurs et/ou la direction générale via le réseau des assistantes
Contribuer à l'organisation des séminaires pour sa direction et assurer la coordination des différents prestataires pour cette occasion.

Prendre en charge le suivi de l'activité ou d'événements spécifiques du domaine en appui du ou des directeurs :

Organiser la collecte d'informations nécessaires au bon suivi des dossiers ou à la préparation d'événements spécifiques ; s'assurer de la recevabilité des documents et dossiers reçus selon les normes et délais en vigueur afin de les compiler, de les transmettre aux concernés ou de traiter le 1er niveau de réponse
Gérer et suivre les factures, les notes de frais et mettre à jour les outils de suivi, de reporting et les bases de données de la Direction en s'assurant de la cohérence d'ensemble des données et assurer un reporting de ces données auprès du directeur
Anticiper les actions afin que l'ensemble des éléments nécessaires à un dossier soit bien disponible au moment attendu


Participer à la bonne mise en oeuvre des activités de la Direction :

Participer à l'instruction, au suivi et à la préparation de dossiers et supports liés à l'activité (constitution, synthèse, maj. de fichier)
Réaliser le suivi administratif des dossiers en cours
Gérer le flux des documents, la gestion de la base documentaire du domaine et réalise les CR de réunions

Organiser et coordonner la diffusion de l'information liée à la Direction, en interne comme en externe, afin de garantir la satisfaction client et l'efficience opérationnelle :

Accueillir en omnicanal et orienter les différents interlocuteurs et leurs demandes ; assurer le suivi des demandes jusqu'à leur résolution et en informer le commanditaire, et notamment dans les demandes émanant de la Direction, de responsables d'organismes partenaires, de clients ou des instances.



Où allez-vous travailler ?

Sur notre site situé au 21 Rue Laffitte, 75009 Paris>

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si...

Vous disposez d'une expérience confirmée d'au moins 3 ans dans l'assistanat de direction commerciale.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l'organisation
Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité
Vous disposez d'un véritable sens de la discrétion et de la confidentialité, d'adaptabilité, polyvalence et réactivité
Vous maitrisez les outils du Pack Office (Excel, Outlook, Word, Powerpoint. PowerBI serait un plus)
Vous disposez d'une solide connaissance du secteur assurantiel. Une connaissance précise de l'assurance collective serait un plus.

Votre accompagnement en intégrant le groupe?:

En intégrant le groupe MALAKOFF HUMANIS, nous suivrez un plan d'accompagnement adapté lors de votre prise de poste.

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"Quand on pousse la porte de chez Malakoff Humanis"

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À propos de Malakoff Humanis

Malakoff Humanis est un groupe de protection sociale paritaire, mutualiste et à but non lucratif. Nous sommes ainsi dirigés par des représentants de nos clients.

Nous n'avons pas d'actionnaires à rémunérer, l'ensemble de nos bénéfices est donc réinvesti au profit de nos clients, en services, en accompagnement social ou pour soutenir des causes d'intérêt général que nous défendons.

Nous sommes un groupe solide financièrement, soucieux d'une gestion rigoureuse et attaché au principe de mutualisation.

L'innovation est depuis toujours au coeur de notre action. Notre société Malakoff Humanis Innov', dotée d'un fonds de 150 millions d'euros, nous permet, à travers des investissements ou des prises de participations dans des start-ups, de proposer de nouveaux services à nos clients et de préparer l'avenir.