Secretaire medical(e) coordination centres hla - h/f

Description de l'offre

Contenu du poste :

Le secteur HLA appartient au laboratoire d'Immunologie et Immunogénétique du CHU de Bordeaux.

Il est en charge de :

- L'histocompatibilité en transplantation d'organes (rein, cœur, foie, poumon),

- L'histocompatibilité en greffe de moelle osseuse.

Autour de ces greffes, s'organisent 3 centres :
- Centre HLA Receveurs (greffe de moelle osseuse) ;
- Centre HLA Donneurs (greffe de moelle osseuse) ;
- Centre HLA Organes (greffe d'organes).

Le trinôme d'AMA est polyvalent et polycompétent sur l'ensemble des activités de ces 3 centres.

Ce poste implique une coordination précise et une gestion administrative rigoureuse dans le domaine complexe de la transplantation et des greffes.




Activités principales sous la supervision de l'équipe médicale :

Missions Centre Receveurs :

Coordonner l'activité de recherche de donneur apparenté, non apparenté ou d'unité sang placentaire (USP).

- Gestion et suivi des dossiers d'allogreffes avec des donneurs apparentés ou non apparentés ou des USP ;

- Inscription du patient sur le Registre FGM, recherche de donneurs non apparentés ou d'USP compatibles et recrutement des meilleurs donneurs/USP ; 

- Réception des échantillons sanguins nationaux et internationaux transmis par voie postale et dispatching ;

- Préparation, participation et restitution des réunions clinico-biologiques (Comités de greffes).




Missions Centre Donneurs :

Coordonner l'activité du centre DVMO depuis leur pré-inscription sur le registre jusqu'à leur recrutement en vue d'un don de moelle.

- Accueil et renseignement des usagers sur le don de moelle ; 

- Inscription des nouveaux donneurs sur le registre national ; 

- Réception des échantillons sanguins nationaux transmis par voie postale ; 

- Organisation des activations et des recrutements des donneurs de moelle osseuse d'ex-Aquitaine ; 

- Préparation et envoi les dossiers d'inscriptions ; 

- Participation au suivi post-don ; 

- Organisation et participation aux journées de promotion du don de moelle osseuse.




Missions Centre Organes :

Gestion administrative, coordination des communications, organisation des rendez-vous médicaux, garantie de confidentialité, collaboration interdisciplinaire.

- Suivi du circuit des patients en attente de transplantation d'organes (rein, cœur, poumon, foie) ; 

- Gestion des inscriptions et réinscriptions sur liste d'attente des greffes d'organes ; 

- Mise à jour des données individuelles d'immunisation (typage et anticorps anti-HLA) des patients en attente de greffe sur le logiciel CRISTAL de l'Agence de la Biomédecine ; 

- Numérisation et archivage des examens et des dossiers des greffés ; 

- Organiser les transferts de liste entre centres greffeurs ; 

- Elaboration annuelle des plannings de prélèvements des patients dialysés en Aquitaine ; 

- Saisie des résultats de compatibilité avant greffe Donneur/Receveur sur CRISTAL ; 

- Préparation, participation et saisie du compte rendu des RCP Néphrologie adultes (le mardi une semaine sur deux).




Missions communes :

- Gestion des non-conformités de consentement ; 

- Gestion des non-conformités pré analytiques ; 

- Gestion des mails ; 

- Accueil téléphonique ; 

- Numérisation, archivage ; 

- Rédaction des comptes rendus de réunions de service.

 

Participation à la démarche qualité :

- Appliquer les protocoles et les procédures en vigueur pour garantir la qualité des soins ; 

- Participer aux audits internes et externes et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires ; 

- Contribuer à l'amélioration continue des pratiques professionnelles et des processus de travail ; 

- Participer à l'élaboration de dossiers pour le maintien des accréditations du laboratoire.




Compétences transversales :

Capacité à travailler sous pression et à gérer les situations d'urgence ; 

Capacité à prendre des initiatives et à prendre des décisions autonomes lorsque nécessaire ; 

Respect des règles de confidentialité et protection des données personnelles ; 

Adaptabilité aux changements organisationnels et aux évolutions technologiques.




Formation et développement professionnel :

Participation aux formations internes et externes pour actualiser ses connaissances et développer ses compétences ; 

Encadrement et formation des nouveaux arrivants pour assurer une intégration réussie dans l'équipe ; 

Suivi des évolutions réglementaires et des recommandations professionnelles dans le domaine de la transplantation et des greffes.




Contact : Chloé ZEMELKA Coordinatrice des Secrétariats Médicaux : chloe.zemelka@chu-bordeaux.fr

Profil recherché

-Vous avez une excellente capacité d'adaptation aux procédures/protocoles/modes opératoires/consignes ; 

-Vous faites preuve de rigueur, d'organisation et êtes en capacité de gérer plusieurs tâches simultanément (identifier, analyser, prioriser et synthétiser) ; 

-Vous maîtrisez le classement des données, des informations, des documents de diverses natures ;

-Votre avez un bon niveau d'orthographe ;

-Vous appréciez utiliser les outils bureautiques ; 

-Vous avez un excellent relationnel pour communiquer efficacement auprès de tous les acteurs du processus de greffe et pour travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau.

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.