Secretaire medical - assistance medicale a la procreation - pole org - h/f

Description de l'offre

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

- Secrétariat situé au sous-sol du centre Aliénor d'Aquitaine.

- Fonctionnement en trinôme.

- Polyvalence, polycompétence sur l'ensemble des activités.

- Grande autonomie d'exécution.

- Faculté d'anticipation et d'adaptation aux changements rapides d'organisation. 




MISSIONS

- Accueillir et renseigner les patients et usagers.

- Planifier les activités.

- Gérer, saisir, classer et numériser les informations relatives au dossier patient.

- Être garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l'information.




ACTIVITÉS

>Accueil

- Accueil physique/téléphonique et orientation des patients ou autres.

- Prise de rendez-vous pour les consultations et téléconsultations (DXplanning, Dx Care et Télésanté).

>Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative

- Gestion des mails médecins, patients et interne au CHU (service financier, contentieux…).

- Réorientation des appels vers les secrétariats, services…

- Prise de message téléphonique (sur cahier nominatif pour les médecins et sages-femmes).

- Ouverture, tri et redistribution du courrier avec gestion automatique de certains documents.

- Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations).

- Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l'information à l'équipe pluridisciplinaire (astreintes médecins ponctionneurs…).

- Gestion de la reprographie.

>Gestion et suivi des éléments du dossier patient

- Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l'identito-vigilance.

- Saisie des courriers de consultations et ordonnances, courriers staffs.

- Gestion, envoi des ordonnances de traitements faites par les médecins.

- Numérisation (médecins CHU + intervenant extérieurs via J-FIV), tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire.

- Gestion et suivi de validation des consultations d'anesthésie délocalisées en relation avec l'équipe d'anesthésie du CHU.

- Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales).

- Gestion de l'interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient.

- Constitution du dossier guide d'AMP remis à chaque nouveau couple.

>Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

- Prise de notes, saisie, mise en forme de documents.

- Gestion automatique par les AMA du calendrier semestriel des staffs d'AMP clinico-biologique hebdomadaire et diffusion aux différents intervenants. Gestion (tenue des registres, établissement des listes) et préparation des staffs multidisciplinaires (4 staffs dont 2 hebdomadaires).

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES :  

- Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux

Profil recherché

COMPETENCES :

- Très bon niveau d'orthographe exigé

- Connaissances approfondies des outils bureautiques, du secrétariat et du vocabulaire médical   

(logiciels utilisés Dx Care - Dx planning - JFIV)     

- Sens du travail en équipe   

- Rigueur, disponibilité, discrétion, autonome, polyvalence

À propos de Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.