Stage - Assistant PMO Workplace Global Services (H/F)

Description de l'offre

La mission d'AXA est de « donner à chacun les moyens de vivre une vie meilleure ». Nous souhaitons alors passer du rôle de payeur à celui de partenaire. La mission de notre division, Group Operations (GO), est de soutenir et responsabiliser l'ensemble des équipes d'AXA afin de concrétiser cette ambition commune.

L'innovation et l'exécution sont nos principaux leviers pour atteindre cet objectif. Ils guident l'ensemble des équipes de GO au quotidien :
- Innovation : créer et fournir les bases et opportunités aux équipes d'AXA qui développeront des solutions innovantes afin de répondre aux besoins de nos clients actuels et futurs ;
- Exécution : créer l'environnement qui permettra à nos équipes à travers le monde, de donner vie à leurs idées et de tenir les promesses faites à nos clients.

Nos objectifs concrets sont de :
- Renforcer la création de valeur pour l'ensemble du groupe AXA ;
- Soutenir et encourager l'innovation au sein d'AXA, en collaboration avec la division Group Business Innovation ;
- Automatiser et intégrer la simplicité dans notre travail quotidien, en nous assurant de contribuer efficacement à la mission et stratégie d'AXA.

Les équipes de Group Operations sont alors composées de :
- IT : définit la stratégie IT globale d'AXA ; favorise la convergence de l'IT au sein des entités et leur fournit des services partagés ;
- Group Security : protège les salariés, nos parties prenantes et la marque AXA en sécurisant les informations et gérant les cyber sécurité, la sécurité physique ainsi que la résilience des opérations ;
- Group Data-DIL : définit les ambitions concernant la maturité des données du Groupe ; construit et gère la communauté ; conduit la recherche et l'expertise ; assiste les entités les moins matures en termes de données ;
- Technology Innovation : identifie les technologies de pointe et en développe des disruptives pour les entités ; crée des cas d'usage sur des technologies spécifiques avec les entités ;
- Group Procurement : définit la stratégie d'achats d'AXA, ses lignes directrices et les normes du Groupe ; gère les relations avec nos fournisseurs stratégiques et accélère les achats métiers ;
- Group Strategic Program Management : s'assure de la cohérence des projets globaux avec la stratégie du Groupe ; veille à la mise en œuvre et performance des projets stratégiques ;
- AXA Business Services : offre des services partagés alignés aux priorités commerciales d'AXA ;
- Group Operations Transformation : accélère la transformation agile au sein de Group Operations ; établit et met en œuvre une communication et stratégie RH commune à notre division.

Rattaché(e) à Group IT, vous intégrerez Worplace Chapter au sein du département Workplace Global Services (WGS), réparti en 5 équipes ; composé de 23 collaborateurs (UK, Inde, Pologne…).

Les équipes de WGS ont pour vocation :

- WGS O365 Messaging, MDM & Collaboration, dont les missions sont de fournir des services Run & Project pour la messagerie O365, Mobile Device Management et les outils et applications de collaboration

- WGS O365 Collaboration, dont les missions sont de fournir des services globaux pour les outils et applications de collaboration (Sharepoint, OneDrive, Teams, Yammer, Stream, Power BI, etc…)

- WGS IAM, dont les missions sont de fournir un service transversal sur la suite de services et d'applications IAM (SiteMinder…)

- WGS Device Management, dont les missions sont de fournir un service global sur les nouvelles plateformes à travers SCCM, Azure Intune ect

- WGS Transversal Processes, dont les missions sont d'aligner les processus et la gouvernance au sein de WGS, et d'industrialiser une solution globale de monitoring

Accompagné du Project Management Officer (PMO) de cette équipe, vous aurez pour missions principales :

- Piloter le portfolio de projets sur lesquels travaillent les membres de l'équipe :

o Vous suivrez sur un fichier Excel la charge de travail de chaque membre ;
o Vous assurerez la bonne répartition de cette charge ;
o Vous participerez également au suivi individuel des membres de l'équipe.

- Construire et suivre le budget (Excel, présentations powerpoint) du département WGS en relation avec les équipes Finance

- Assurer que chaque membre de l'équipe a accès aux outils de reporting d'activité (time tracking), dans le cadre du suivi du budget.

- Piloter le plan d'économie de l'équipe Workplace Chapter et participer aux comités mensuels ayant pour objectif de trouver des voies d'économie et assurer un reporting du plan actuel.

- Gérer les contrats de sous-traitance avec les équipes de Capgemini, localisée en Inde.

…Vous développerez :

- Vos capacités de synthèse, de pilotage d'activité PMO
- Vos compétences de gestion de budgets, de ressources, de projets
- Vos capacités d'animation d'équipes et de groupes de travail dans un environnement complexe

Profil recherché

Qualifications :

…Vous aimez :

- Travailler en équipe et de manière transverse
- Travailler dans un environnement à dimension internationale
- Participer à des projets opérationnels et financiers
- Valoriser des données complexes et les présenter aux responsables du Workplace Chapter et WGS

Formation : Ecole d'Ingénieur, Ecole de commerce, niveau Bac+5
Spécialisation : Gestion de projets IT

Compétences comportementales / Soft skills :
- Capacité à travailler en équipe et de manière transverse
- Ecoute active
- Aisance orale et écrite
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Rigueur et sens de l'organisation
- Force de proposition

Compétences techniques / Hard skills :

- Connaissance en cycle de vie d'un projet (cycle en V, agile)
- Des notions budgétaires en contrôle de gestion et comptabilité seraient un plus

Langues :
Anglais : opérationnel (lu, écrit, parlé)

Outils informatiques :

- Office 365 (en particulier Excel et Powerpoint)