Executive Secretary to the Chief Sustainability Officer & Communications

Description de l'offre

Job Description:

Un poste de Secrétaire Exécutif du Chief Sustainability Officer & Communications (H/F ) est vacant au sein d'Airbus à Toulouse .

Basé à Toulouse, et en tant que membre clé de la fonction  Développement  Durable et Communication , le/la titulaire travaillera pour la Directrice du  Développement Durable et de la  Communication du groupe Airbus. Les missions principales s'articuleront autour de la logistique, de la planification, du reporting et de l'organisation du département Développement Durable et Communication.

Votre environnement de travail :

Leader mondial de l'aéronautique et du spatial, Toulouse est une ville dynamique du sud-ouest de la France desservie par un aéroport international. Idéalement située entre la mer Méditerranée et l'océan Atlantique et à proximité des Pyrénées, elle offre de nombreuses possibilités d'activités de plein air !

  Parce que nous prenons soin de vous :

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Avantages financiers : Salaire attractif, accords d’intéressement et de participation, plan d'épargne salariale abondé par Airbus, plan d’actionnariat salarié sur la base du volontariat, avec attribution d'actions gratuites en fonction du nombre d’actions souscrites.

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Équilibre vie privée / professionnelle : Des jours de congés supplémentaires pour occasions spéciales et des options de transfert de congés, un comité d'entreprise proposant de nombreuses activités socio-culturelles et sportives et d’autres services.

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Bien-être / santé : Couverture complémentaire des frais de santé et de prévoyance (incapacité, invalidité, décès). Selon le site : centre de services de santé, services de conciergerie, salle de sport, covoiturage.

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Développement individuel:  des opportunités d’évolution et des possibilités de formations nombreuses (catalogue de plus de 10.000 e-formations disponibles en libre accès pour développer votre employabilité, certifications, programmes de développement accéléré, parcours expert, mobilité nationale et internationale).

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Chez Airbus, nous vous aidons à travailler, à vous connecter et à collaborer plus facilement et de manière plus flexible. Partout où cela est possible, nous favorisons la flexibilité dans nos modes de travail afin de stimuler l'esprit d'innovation.

Vos principales tâches et responsabilités comprendront  :

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Gérer le calendrier du Chief Sustainability Officer & Communications (planifier des réunions avec des participants internes et/ou externes, anticiper et suggérer des solutions aux problèmes d’organisation d’agenda, optimiser la charge de travail quotidienne et hebdomadaire, informer les participants aux réunions en conséquence si nécessaire...)

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Gestion des emails / priorisation et suivi des actions

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Interface régulière avec d'autres bureaux du Comex et du Top Management

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Gérer les bases de données

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Recueillir des informations pour la prise de décision

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Coordonner les demandes de briefing pour la préparation des réunions

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Organiser des réunions, des événements d'équipe et accueillir des invités externes

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Support à la préparation des événements fonctionnels du réseau

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Créer, suivre et gérer les bons de commande pour les articles d'approvisionnement général, à l'aide de notre outil de commande interne

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Anticiper et organiser des voyages d'affaires fréquents, y compris les demandes de visa, les lettres d'invitation, le cas échéant, et gérer les dépenses associées et l'émission des notes de frais.

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Taper, formater, diffuser, organiser et sauvegarder les documents officiels à l'aide des modèles Airbus à jour (mémorandum, notes d'organisation...)

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Suivre les actions des réunions d'équipe

COMPÉTENCES

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Excellent niveau en langues anglaise et française

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Capacité à travailler dans des environnements complexes

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Autonomie

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Capacité à organiser et à prioriser

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De solides compétences en communication

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Esprit d'équipe

PROFIL

Le/la candidat(e) sera organisé(e), structuré(e) et méthodique. Une expérience dans la gestion de grandes quantités de données/informations est importante. Les candidats doivent avoir les qualifications appropriées pour le poste et une expérience approfondie dans l’environnement Google Suite.

De bonnes compétences en communication seront très appréciées. La maîtrise écrite et orale de l’anglais et du français est essentielle. Une certaine flexibilité quant aux horaires de travail est appréciée en raison des différences de fuseaux horaires en cas de situations de crise.

Cette position requiert une sensibilité à de potentiels risques de conformité, et un engagement à agir avec intégrité, fondamentaux du succès, de la réputation et de la croissance de notre entreprise. Une bonne interaction entre les Fonctions et un intérêt pour le développement durable seront un plus. 

Vous ne matchez pas à 100%? Pas d'inquiétude! Airbus vous accompagnera dans votre plan de développement.

Donnez une nouvelle dimension à votre carrière en candidatant en  ligne  maintenant! 

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ENGLISH VERSION

A vacancy for the Executive Secretary to the Chief Sustainability Officer & Communications (H/F) has arisen within Airbus in Toulouse . 

Based in Toulouse, and as a key member of the Communications and Sustainability function , the jobholder will provide efficient, on-time and on-quality support to the Chief Sustainability Officer & Communications in logistics, planning, reporting, and organization tasks. 

Your main tasks and responsibilities:

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Manage calendar for the Chief Sustainability Officer & Communications (schedule meetings with internal and/or external participants, anticipate and suggest solutions for overlap issues, optimize day and week workload, inform meetings' attendants accordingly if needed...)

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E-mail management / prioritization and follow-up on actions 

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Regular interfacing with other ExCom and Top Management offices 

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Contacts database

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Collect information for decision making

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Coordinate briefing requests for meeting preparation

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Organize meetings, team events and welcome external guests

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Support preparation of functional network events

· 
Create, follow up and manage Purchase Orders for General Procurement items, using our internal ordering tool

· 
Anticipate and arrange frequent business trips, including visa application, invitation letters, when required, and manage related expenses and issuance of expense reports. 

· 
Type, format, distribute, organise and save official documents using the up-to-date Airbus templates (memorandum, organizational notes...)

· 
Support cascading of tasks, managerial administrative tasks (team meetings actions follow-up)

SKILLS

· 
Excellent level in English and French languages

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Ability to work in complex/uncertain environments 

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Autonomy

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Ability to organise and prioritise

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Improvement mindset 

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Strong communication skills

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Team Spirit

PROFILE

The candidate will be organized, structured and methodical. Experience in handling large amounts of data / information is important, candidates should have appropriate qualifications for the position and prior experience of supporting C-Suite level management will be a strong advantage.

Good communication skills and multicultural understanding are highly valued. Written and spoken fluency in English and French is essential. A certain flexibility with regards to working hours is appreciated due to the time zone differences in case of crisis situations. 

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company's success, reputation and sustainable growth. An interest in sustainability matters as well as a good network through various functions is a plus.

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.

Company:
AIRBUS SAS

Employment Type:
Permanent

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Classe Emploi (France): Classe F11

Experience Level:
Professional

Job Family:
Administration / Documentation

By submitting your CV or application you are consenting to Airbus using and storing information about you for monitoring purposes relating to your application or future employment. This information will only be used by Airbus.
Airbus is committed to achieving workforce diversity and creating an inclusive working environment. We welcome all applications irrespective of social and cultural background, age, gender, disability, sexual orientation or religious belief.

Airbus is, and always has been, committed to equal opportunities for all. As such, we will never ask for any type of monetary exchange in the frame of a recruitment process. Any impersonation of Airbus to do so should be reported to  emsom@airbus.com .

At Airbus, we support you to work, connect and collaborate more easily and flexibly. Wherever possible, we foster flexible working arrangements to stimulate innovative thinking.