Assistant de direction F/H

Description de l'offre

VINCI Construction Grands Projets conçoit et réalise partout dans le monde des grands projets de Génie Civil et de Bâtiment.

La Direction de l'Ingénierie et des Moyens Techniques (DIMT), recherche un(e) assistant(e) de direction auprès du directeur DIMT, du département scientifique, du département BIM, du correspondant QSE DIMT et de la DAF.

Vos missions :

·         Gestion des agendas des directeurs et des appels téléphoniques, organisation des rendez-vous

·         Accueil des visiteurs et des nouveaux arrivants

·         Gestion du courrier et de la logistique (fournitures de bureaux et matériels informatiques), ainsi que des démarches administratives (passeport, visas, annuaire VINCI, etc.)

·         Supervision des imprimantes partagées, gestion des demandes d’intervention aux services support, pilotage et gestion des interventions des services généraux

·         Organisation des réunions, visio-conférences et conférences téléphoniques, réservation des salles et gestion de la logistique associée (préparation salle, commande pause/repas, etc.)

·         Gestion des déplacements : réservations, notes de frais, création fiche sureté, et validation des ordres de mission

·         Assistance à la ventilation des heures des collaborateurs de l’équipe et suivi des time sheet

.           Etablissement facturation et validation des factures fournisseurs

·         Suivi des CP/ARTT sur les bases ad hoc

·         Suivi des formations des membres de l’équipe : pointage et tenue à jour trimestriellement du plan de formation et assistance à l’organisation des formations dispensées par les équipes

·         Prise en charge de l’organisation d’événements particuliers et inscription des collaborateurs à des manifestations : convention, séminaires, conférences…

·         Assistance à la préparation de nos présentations ppt

·         Pointage Paie pour les équipes + contrôle et vérification des déplacements pour l’ensemble de la DIMT (clôture pour transmission à la DRH)

·         Suivi et renseignement du tableau de déplacement trimestriellement et transmission à la DRH

·         Suivi réservation du véhicule de service et management de son entretien en lien avec les services généraux

·         Tenue à jour du tableau fournisseurs et contrats, assistance au suivi et validation de la facturation fournisseur 

·         Interfaces avec les autres assistant(e)s de la DIMT et des autres directions.

L’assistant(e) de direction du directeur DIMT est également l’assistant(e) :

·         Du département BIM (Building Information Modeling) : 1 directeur et 4 collaborateurs

·         Du département Scientifique, 1 Directeur et 7 collaborateurs

·         De la DAF (Directrice administrative et financière)

·         Du correspondant QHSE (Qualité Hygiène Sécurité Environnement) de la DIMT

Profile

Vous êtes reconnu(e) pour votre ponctualité, convivialité et fiabilité.

Nous recherchons une personne attentive au service et soucieuse de la qualité, avec un bon contact.

Compétences spécifiques :

·         Maîtrise de l’orthographe

·         Maîtrise approfondie des logiciels word et powerpoint et dans un moindre mesure Excel

·         Maîtrise de l’anglais nécessaire, l’espagnol serait un plus

 

Entity

As part of a lineage of 100-year-old companies whose names are associated with impressive achievements worldwide, VINCI Construction Grands Projets possesses end-to-end expertise in the creation of complex infrastructure. Throughout the world, VINCI Construction Grands Projets designs and builds major civil engineering structures (tunnels, bridges, dams, liquefied natural gas storage tanks, road and rail infrastructure) and buildings (skyscrapers, shopping centres, hotels, major industrial facilities, nuclear power plants, etc.). As a complement to the company's high level of expertise, its consummate engineering skills, and expert project management abilities, VINCI Construction Grands Projets practises a policy of involvement at the local level wherever it operates, partnering with local firms and companies, enabling it to deploy wide-ranging yet modular solutions. These solutions, including technical assistance, turnkey projects, and maintenance programs, respond to the many different needs of a broad range of private- and public-sector clients.