Directeur administratif adjoint de la Division des Formations H/F

Description de l'offre

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD/CDI).

Mission et positionnement de l’agent :

La Division des Formations et de la Pédagogie de la Faculté des Sciences est une structure soutien aux activités de formation initiale de la Faculté des Sciences d’Orsay au niveau Licence et Master, soit près de 10 000 étudiants. Elle est en charge des inscriptions administratives de l’ensemble des étudiants, des secrétariats pédagogiques et administratifs des niveaux L1 et L2, de la logistique d’une centaine d’amphithéâtres et de salles mutualisées et prend en charge les projets transverses aux départements de discipline ainsi que les échanges avec la Direction de la Formation et de la Réussite, service central de l’Université. 

La Division des Formations et de la Pédagogie est conjointement dirigée par un.e directeur.trice (vice-doyen.ne) et par une directrice administrative.

Le ou la directeur.trice administratif.ive adjoint.e est rattaché.e à la directrice administrative et l’assiste dans sa fonction.

Activités principales de l’agent :

• Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels de la structure


• Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels (y compris financiers) nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.


• Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes


• Remplir un rôle d’information et conseil auprès des services et usagers


• Piloter des dossiers techniques, organisationnels, ou transversaux


• Veiller à la carrière des agents


• Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes


• Préparer les contrats et les conventions et suivre leur mise en application


• Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités


• Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité

Environnement et contexte de travail :

L’activité s’exerce au sein de la Division des Formations et de la Pédagogie rattachée à l’UFR Sciences, située sur le campus d’Orsay (91).

Le poste exige une capacité à s’adapter et à gérer les situations d’urgence notamment en ce qui concerne la fonction Logistique.

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaître le fonctionnement des EPSCP, les dispositifs et les structures en lien avec l’offre de formation


• Maîtriser les techniques de communication écrites et orales

Savoir-faire :

• Savoir conduire un projet et des réunions


• Savoir déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord


• Planifier l’activité 


• Savoir gérer les situations d'urgence et hiérarchiser les priorités


• Savoir animer une équipe

Savoir-être :

• Être à l’écoute


• Faire preuve de capacités d’analyse et de projection 


• Être rigoureux.se et méthodique


• Sens du relationnel 


• Témoigner de capacités d'initiative et d'adaptation

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique.


• Télétravail possible après 6 mois d’ancienneté.


• Le poste induit des déplacements réguliers sur l’ensemble des campus de l’université Paris-Saclay (Versailles, Evry, Kremlin-Bicêtre, Sceaux, etc.), en Île-de-France et (selon les postes) ponctuellement à l’international.