Chargé.e d’Affaires Europe

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Pôle Europe de l’Université Paris-Saclay est dédié au montage et à l’écriture de projets européens et internationaux de recherche (dont Horizon Europe) et de formation (dont Erasmus+). Il offre un accompagnement aux chercheurs, Enseignants-chercheurs, Enseignants, Doctorants, personnels administratifs, en vue d’augmenter la participation et la réussite de l’université aux appels d’offre européens. Le Pôle Europe assure par ailleurs la gestion administrative et budgétaire des projets acceptés. Il développe des actions de veille, de promotion des appels à projets européens, de sensibilisation et de formation des personnels. Il est également en charge du reporting qualitatif et quantitatif de l’activité européenne de l’université.

Placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Chef du Pôle Europe, le.a Chargé.e d’Affaires Europe aura comme missions :

• d’accompagner les enseignants-chercheurs et chercheurs au montage et à la gestion de projets ;


• de coordonner les programmes de soutien de l’université Paris-Saclay au montage de projets ;


• de mettre en œuvre des activités dédiées à accroître et diversifier la participation et le succès d’UPSaclay aux programmes européens.

Ses activités devront s’articuler avec celles développées dans le cadre de l’Université Européenne EUGLOH coordonnée par UPSaclay.

Activités principales de l’agent :

Veille stratégique interne et externe à l’Université :

• Connaître l’environnement académique et les domaines scientifiques de l’Université et de ses partenaires ;


• Identifier des études d’opportunités de projets (ouverture d’appels à projet) en lien avec son portefeuille de laboratoires / composantes ;


• Effectuer une veille sur les différentes opportunités de financements extérieurs ; détecter les projets ; aider à l’émergence de projets ;


• Analyser et modéliser les évolutions pertinentes du domaine métier (suivi des programmes de financement au niveau européen et international, veille stratégique et revue de pays, positionnement, réalisation de benchmarks…) ;


• Promouvoir ces opportunités auprès de la communauté académique et de recherche ;


• Accroître l’implication des chercheurs et des enseignants-chercheurs dans le développement des ressources propres de l’Université

Accompagnement au montage de projets européens et internationaux

Appuyer le porteur de projet dans l’ensemble des étapes du montage de projets européens/internationaux :

• Comprendre la thématique des projets ;


• Assister les porteurs de projet dans le montage technique du projet lors de la phase de candidature (appuyer l’écriture des livrables) ; travail dans la conception, le cadrage, pilotage et la rédaction de la candidature (aspects recherche, formation, financiers, …) ; travail sur la partie annexe (proposer des drafts de documents contractuels) ;


• Appuyer le porteur de projet dans la construction du consortium, de l’équipe (prestataires internes et externes) ;


• Animer le consortium : cadrer le travail de chaque partie prenante et assurer les droits et obligations de chaque partenaire ;


• Assurer la coordination entre toutes les parties prenantes (partenaire, fonctions supports de l’Université, …)


• Aider à la préparation et contrôler le budget du projet ;

Accompagnement au suivi du projet :

• Suivi dans la phase de contractualisation (financeur, partenaires)


• Accompagner les composantes/laboratoires dans l’appropriation des obligations contractuelles du projet (dépenses éligibles, suivi du planning…)


• Être support, conseiller, en cas de difficultés rencontrées par le porteur de projet, ainsi qu’en cas d’audit, d’évaluation du projet, …

Activités transverses:

• Contribuer à la collecte et au traitement des données, et à la production de bilans, notes d’analyses et indicateurs ;


• Participer à l’élaboration de la page web « Europe-International » de l’Université Paris-Saclay et à la mise en ligne des contenus en lien avec la programmation européenne


• Élaborer des boîtes à outils à destination de la communauté UPSaclay : modèles annotés, briques de projets, notes de cadrage, procédures, etc. ;

Profil recherché

Diplômes requis et expérience

• Niveau Bac+5, le doctorat serait un plus


• Une formation en Management de projets européens est un plus


• Une expérience déjà démontrée dans un poste similaire sera un atout


• Anglais niveau C1 (interactions orales et écrites avec tous types d’interlocuteurs)

Connaissances :

• Connaissance de la programmation européenne en formation et en recherche et des dispositifs de financement y afférent


• Connaissance de l’organisation de l’ESR français et de ses enjeux


• Connaissance des pratiques de gestions administrative/budgétaire/financière d’un établissement public 

Savoir-faire :

• Disposer d’une bonne méthodologie de conduite de projets (rétroplanning, rendus intermédiaires, livrables, …)


• Maitriser les techniques d’ingénierie de projets européens


• Disposer de très bonnes capacités de synthèse


• Savoir mener une négociation


• Savoir gérer des priorités, notamment dans les situations d’urgence ; sens de l’initiative ; sens du contact et de la négociation


• Sens du travail en équipe ; savoir alerter


• Maîtrise des outils bureautiques

Savoir-être :

• Rigueur, sens de l’organisation et des priorités, autonomie


• Esprit d’équipe, sens de l’intérêt général et de l’organisation collective


• Excellentes qualités relationnelles


• Posture de conseil et d’écoute active / sens du service


• Gestion du stress

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.


• La fonction nécessite une grande disponibilité, du fait de déplacements possibles : déplacement en IDF, au national et à l’international.


• Pics d’activité à certaines périodes de l’année.