Chargé d’accueil vie étudiante au pôle accueil, vie associative et de campus H/F

Description de l'offre

La direction vie étudiante et égalité des chances est une direction d’administration des services centraux de l’université. Elle est placée sous l’autorité hiérarchique du directeur général des services et sous l’autorité politique de la vice-présidence vie universitaire et de campus. Elle est chargée d’assurer les missions dédiées à la mise en œuvre opérationnelle et au pilotage de la vie étudiante au sein de l’Université, dans une logique de service. 

Missions / positionnement hiérarchique :  

Le/La gestionnaire vie étudiante exerce ses missions au sein du pôle accueil, vie associative et de campus de la direction. Il/Elle assure la gestion spécifique de l’accueil des étudiants·es. 

Il/Elle travaille sous la responsabilité hiérarchique du responsable de pôle. 

Activités principales de l’agent·e : 

• Assurer un accueil physique et téléphonique des étudiants et des visiteurs 


• Accompagner les étudiants·es : Répondre aux demandes d’information générales liées à la vie étudiante et orienter si nécessaire les étudiants·es vers les services administratifs compétents (scolarité, relations internationales, logement, etc.) 


• Maintenir à jour les informations sur les panneaux d’affichage et les plateformes numériques


• Coordonner la gestion du stock des supports de communication et d’information, des modèles et formulaires, des attestations diverses 


• Participer à l'organisation et à la préparation des événements étudiants·es


• Participer à la mise en place et au suivi des projets étudiants en lien avec la vie associative


• Identifier des actions innovantes pour améliorer la vie des étudiants


• Participer activement à la mise en place de la Charte Marianne et assurer la qualité de l’accueil selon ses principes


• Réaliser le référencement des lieux d’accueil au sein des campus de l’université.

Activités transversales :  

• En cas de besoin, apporter un soutien à l’accueil de la MAPS


• Contribuer à la démarche d’amélioration continue des activités du pôle 


• Participer aux réunions de réseau 


• Participer à l’élaboration des supports de communication 


• Participer aux événements de la direction

Type de contrat :CDD 3 ans

Profil recherché

Connaissance, savoir :  

• Connaître l’environnement et les réseaux professionnels de l’université 


• Connaître l’environnement de l’Enseignement Supérieur et la Recherche

Savoir-faire :  

• Savoir utiliser les outils et les réseaux de communication


• Connaître les techniques d’accueil téléphonique et physique


• Savoir trier, archiver et classer les informations 


• Savoir s’adapter aux évolutions de l’organisation


• Avoir un attrait pour le contact avec un public varié


• Informer et rendre compte 


• Rechercher l’information, la vérifier et la classer 


• Planifier son activité 


• Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office) 


• Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement de l’activité 

Savoir-être :  

• Discrétion


• Faire preuve d’organisation 


• Rigueur, fiabilité et assiduité 


• Sens du relationnel 


• Autonomie 


• Aptitude au travail en équipe


• Capacité à assurer la continuité du service


• Avoir le sens du service 


• Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents·es interlocuteurs·rices

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.