Assistant administratif et logistique - Pôle Sport H/F

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Pôle Sport a pour objectifs de définir, de coordonner et de mettre en œuvre la politique sportive de l’Université Paris-Saclay et sa déclinaison dans les Universités associées et les établissements composantes.

Ce service contribue au rayonnement de ces institutions principalement par :

• La Formation diplômante 


• La formation personnelle dans le cadre de la vie de campus pour les étudiants et les personnels
  

Administrativement, le Pôle Sport est placé sous la responsabilité de la Directrice administrative, également DDGS de la Faculté des Sciences du Sport.

Missions principales de l’agent :

Sous l’autorité de la directrice administrative adjointe du Pôle Sport, vous assurez la gestion et le suivi administratif, financier et logistique du service.

• Suivi administratif et financier des activités du Pôle Sport


• Accueil, renseignement, orientation des usagers


• En lien avec les agents techniques, complémentarité dans la gestion des salles (ouvertures et fermetures)


• Réservation, élaboration et gestion des plannings d’occupation des équipements


• Renseignement, suivi et transmission des conventions


• Suivi des fréquentations, tenue de la main courante et du registre de remise des clés


• Communication des évènements (transmission sur supports TV, affichage)


• Petite logistique (aide au montage/démontage des évènements, signalétique directionnelle et sécuritaire)


• Gestion des commandes (devis, bons de commande, service fait, état des stocks, inventaires, …)

Profil recherché

Savoir-faire :

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point),


• Travailler en équipe,


• Gérer des plannings d’occupation multiple,


• Saisie sur logiciel comptable,


• Techniques d’accueil téléphonique et physique

Savoir-être :

• Sens de l’organisation, capacité d’analyse,


• Qualités relationnelles et d’écoute,


• Sens du service public,


• Réactivité, disponibilité et prise d’initiative,


• Polyvalence.

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Du lundi au vendredi de 10h15 à 18h30.


• Horaires variables exceptionnellement en fonction de la planification des manifestations.


• Non compatible avec le télétravail (missions d’accueil physique).