Adjoint en gestion administrative H/F

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :  Service financier des services centraux

Le service financier mutualisé est chargé de la gestion financière et comptable des services centraux de l’université.

Il assiste les directions dans l’élaboration budgétaire (dialogue technique, recensement des besoins, saisie des budgets) et dans son exécution tant en dépenses qu’en recettes : bons de commandes, certification des services faits, liquidation des recettes, suivi des conventions…

Il a pour mission de veiller au respect des règles relatives à l’exécution de la dépense publique et notamment la conformité de la dépense aux supports juridiques, l’engagement préalable ou concomitant…

Il assure un suivi de l’exécution en lien avec les directions, l’agence comptable et les partenaires externes. Il élabore des tableaux de bord. 

Activités principales de l’agent·e :

Placé·e sous l’autorité hiérarchique du Responsable de Service Financier Mutualisé des Services Centraux, l’adjoint·e en gestion administrative au sein du pôle Dépenses-Recettes assure la préparation, le suivi et la coordination des dossiers confiés en collaboration étroite avec les directions des services centraux, les services relevant de la DABF, l’Agence Comptable et les partenaires externes.

Gestion des dépenses

• Suivi des propositions de commandes émises par les directions des services centraux et saisie dans SIFAC


• Suivi et préparation des liquidations directes demandées par les directions pour mises en paiement par l’agence comptable


• Suivi régulier et mensuel de la situation budgétaire des CF : crédits engagés et bons non soldés, des écarts EM/EF et suivi des factures payées et facture finale


• Traitement des demandes d’ordres de missions émises par les directions (Saisie de l’OM dans SIFAC, réception des justificatifs et traitement du remboursement des missionnaires)


• Saisir et mettre à jour des bases de données à la gestion (administrative, financière …)


• Suivi des dossiers et relance des interlocuteurs·rices internes ou externes concernés·es


• Classer et archiver les documents et informations


• Gestion de l’inventaire physique et des immobilisations (rassembler les documents concernant les fiches d’inventaires) et procéder aux contrôles des éléments renseignés

Gestion des recettes

• Suivre et contrôler l’exécution des recettes


• Recueillir, contrôler et transmettre les pièces justificatives de recettes


• Consigner et diffuser les procédures applicables dans le domaine des recettes

Suivi financier des directions

• Élaboration des situations financières mensuelles d’une direction

Pôle de Services Partagés

• Suivi de dossiers transverses en fonction des besoins du service

Type du contrat : CDD 3 ans

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Notions de base techniques de communication orale et écrite


• Notions de base du domaine concerné (comptabilité publique et financière)


• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures


• Avoir une maîtrise opérationnelle de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Université Paris-Saclay

Savoir-faire : 

• Gérer la confidentialité des informations et des données


• Trier, hiérarchiser et classer les informations


• Savoir faire preuve de rigueur, d’organisation et de contact


• Savoir rendre compte


• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité


• Utiliser les outils de bureautique

Savoir-être :

• Sens de l’organisation


• Travailler en équipe


• Être réactif·ve


• Transmettre des informations

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.