Secrétaire du département GEA F/H

Description de l'offre

Mission

Au sein de l’IUT d’Orléans, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA).

Activités principales

Rattaché(e) hiérarchiquement au chef de département et au responsable des services administratifs, vos activités sont les suivantes :

Assurer l’accueil et la gestion administrative du département 

• Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, entreprises et vacataires)


• Réceptionner, traiter et diffuser l’information au sein du département (offres de stage, offres d’emplois, demandes d’informations, demande de rendez-vous...)


• Rédiger et transmettre les courriers administratifs


• Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion


• Classement et archivage

Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l’interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques

• Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée


• Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)


• Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)


• Gérer les absences (SCODOC)


• Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation


• Afficher la liste des membres du Jury


• Impression et affichage la publication des résultats après les jurys


• Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)


• Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap


• Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis

 Contribuer, en appui, au suivi des services d’enseignements du département en lien avec l’administration de l’IUT

• Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE


• Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)


• Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)


• Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (Saé, autonomie, …)


• Compléter les tableaux de suivi (RH)

Assurer l'appui logistique du département

• Participer à l'organisation (achats, installation, …) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, …) et réserver les salles


• Participer à l’organisation des soutenances


• Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi

 Contribuer, en appui, à la gestion financière du département

• Établir des bons de commande et vérification des livraisons


• Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis


• Suivre le stock de matériels et de fournitures

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac orientée vers les métiers de l’administration ;

Bonne maitrise des outils bureautiques (suite Office, notamment Excel) ;

Une expérience dans l’utilisation des logiciels de l’université (SIHAM ; GOEPEC ; APOGEE ; SCODOC ; ADE) ou bien la capacité et l’envie de se former à ces outils seront appréciées ;

Connaître l'organisation et le fonctionnement du département et de l'IUT.

Compétences et qualités requises

• Savoir rendre compte


• Sens de l’organisation


• Disponibilité


• Polyvalence


• Autonomie


• Rigueur


• Excellent relationnel


• Capacité d'écoute et d'adaptation

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI 

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

POSTULER

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 23/06/2025

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.