Assistant de direction F/H

Description de l'offre

Mission

Rattaché au Directeur Général des Services Adjoint – Ressources, vous avez pour mission de l’assister dans l’exercice de ses fonctions, faciliter la coordination des activités du pôle ressources et assurer le suivi administratif, logistique et documentaire.

Vous contribuez à la fluidité des échanges internes et externes.

Activités principales

Appui à l’organisation et à la planification :

- Gérer l’agenda du DGS Adjoint Ressources (organisation des réunions, entretiens et déplacements) et assurer la gestion de sa boîte mail fonctionnelle ;

- Organiser les réunion (élaboration de l’ordre du jour, logistique, réservations, convocations des participants, préparation des dossiers) ;

- Suivre les échéances et priorités du pôle ressources.

Gestion documentaire et administrative :

- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;

- Organiser et gérer le classement physique et numérique des documents ;

- Gérer le suivi de la signature des parapheurs et leur diffusion.

Communication et coordination :

- Assurer l’interface entre le DGS Adjoint Ressources et les structures de l’université ;

- Diffuser les informations pertinentes aux interlocuteurs internes et externes ;

- Contribuer à l’actualisation des espaces collaboratifs (intranet, bases de données).

Accueil et orientation :

- Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes ;

- Traiter les appels téléphoniques et les courriels, prioriser les demandes.

Organisation des déplacements :

- Organiser les déplacements professionnels du DGS Adjoint Ressources : ordres de mission, réservations (transport, hébergement), suivi des remboursements.

Qualité et projets transversaux :

- Structurer et actualiser les procédures, tableaux de bord et outils de pilotage associés ;

- Appuyer la planification et le suivi des projets transversaux (jalons, échéances, livrables) à l’aide d’outils de gestion de projet ;

- Anticiper les besoins, alertes et points de coordination pour faciliter la prise de décision ;

- Être force de proposition pour optimiser l’organisation, les méthodes de travail et la diffusion d’une culture qualité au sein du pôle ressource.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac à Bac+2 orientée vers l’assistanat de direction ;

Maîtrise des techniques de prise de notes ;

Appétence pour la rédaction et la mise en forme de comptes rendus de réunion ;

Bonne maitrise des outils bureautiques.

Compétences et qualités requises

Maîtriser les modes de communication écrite ou orale ;

Savoir rédiger des comptes rendus de réunion ;

Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint, faire face aux situations d'urgence ;

Savoir faire preuve d’initiative et savoir rendre compte ;

Savoir s'adapter aux changements ;

Être capable de suivre et respecter les échéances et de gérer les priorités ;

Savoir partager l’information et communiquer sur cette information ;

Adapter sa posture et ses méthodes aux interlocuteurs et aux situations.

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI 

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :
- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

Et des avantages …
- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 16/12/2025.

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.
Elle compte 19 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Lieu d’exercice : Université d'Orléans, Direction Générale des services – Ressources

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de janvier 2026

Type de contrat/Statut : Catégorie B, ouvert aux titulaires et contractuels, temps plein