Assistant(e) de formation (H/F)

Description de l'offre

Organisme de formation professionnel spécialisé dans le secteur du sport et de l’animation recherche un(e) Assistant(e) de formation. Vous avez en charge d’assurer la bonne gestion administrative et financière des dossiers de formation dont vous vous occuperez. Missions : - Accueil Assurer un accueil téléphonique et physique Renseigner sur l’offre de formation et les conditions d’accès Analyser et transmettre les messages vers les interlocuteurs internes Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue. Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics - Gestion administrative Être en relation avec les partenaires pour la constitution de dossiers formations => Contrat d'apprentissage et des dispositifs d'état d'aide à la formation Gestion administrative courante : Production de documents écrits (courriers, mails, dossiers), gestion du courrier entrant et sortant Préparer et gérer des dossiers d’inscriptions en collaboration avec les coordonnateurs Constituer les dossiers de financement et de rémunération Elaborer et transmettre les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats, conventions, convocations, livret d’accueil, attestations etc.) Renseigner les informations sur le logiciel Agate et renseigner les documents utilisés par le service (tableaux de bord) Préparation et gestion des conventions de stage en entreprise Effectuer le suivi des présences et transmettre les éléments aux différents financeurs (OPCA, PACIF, Pôle emploi, Régions, etc…) Suivre et élaborer la facturation des dossiers en charge ; Assurer le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants Etablir et assurer la transmission des documents vers les coordinateurs et formateurs Etablir les éléments de sortie de formations (attestation de fin de formation, diplômes,…) Etablir si nécessaire les bilans financiers des actions Gestion logistique Participer à l’organisation des informations collectives Participer à la gestion des plannings de salles Profil recherché : - Titulaire d’un diplôme Bac +2, vous possédez une expérience de 2 ans sur un poste similaire. - Connaissance de la réglementation et des dispositifs de la formation professionnelle continue (différents publics : demandeurs d'emploi, salariés...) Compétences recherchées : •Maîtrise des outils informatiques (Pack office) •Connaissance de la règlementation et des dispositifs de la formation professionnelle continue. (les différents publics et les différentes sources de financement) •Maîtrise de l’expression écrite et les techniques de communication •Capacité à s’adapter aux situations, à hiérarchiser les besoins et à gérer les urgences •Savoir travailler en autonomie et en équipe •Organisation, planification et communication