Total Renewables - Assistant(e) de Direction – anglais courant H/F

Description de l'offre

COURBEVOIE(PLD)-TOUR CBX(FRA)
Description du poste

Assistanat :

·  Accueil visiteurs
·  Gestion et coordination des agendas
·  Coordination des réunions propres à la direction et en interface avec les autres BU
·  Organisation événement commun type séminaires, team building…
·  Organisation réunions (commande pause, plateaux, salle ...)
·  Organisation déplacements (billets, hôtel, taxi …)
·  Gestion et suivi de tous les visas (directeur + équipe avec impératifs des pays classés à risque)
·  Gestion des dérogations en coordination avec l’équipe sécurité des pays concernés
·  Rédaction et mise en signature des dérogations, lettres invitation, lettres mission
·  Gestion des notes de frais  
SAP :

·  Utilisation du système en tant que Key User
·  Demande de droits SAP pour les nouveaux Key User
·  Formation des nouveaux Key user
·  Emission des bons de commandes, création des fournisseurs, réception des marchandises
·  Gestion et redistribution des workflows
·  Suivi des validations  
·  Interface entre le service comptabilité et les fournisseurs  
RH :

·  Gestion des arrivées et départs des collaborateurs, stagiaires et prestataires
·  Création/ suppression des badges d’identité / prolongation de badge et différents comptes des collaborateurs
·  Demande d’accès divers et spécifiques aux différents bâtiments Total
·  Demande d’accès au restaurant d’entreprise
·  Accompagnement et intégration des nouveaux arrivants
·  Gestion IT nouveaux arrivants
·  Création de compte informatique vision
·  Demande de poste et autre matériels (Iphone, second écran …)
·  Demande Wecare type logiciels, anyconnect, n° tel fixe, cucilync…
·  Gestion de la console d’accès aux répertoires partagés
·  Gestion des listes de distribution
·  Restitution postes (auprès du kiosque de Coupole) et suppression des accès lors des départs  
Office management / divers :

·  Commande divers type papier, fournitures, cartouches, café, etc
·  Signalement des problèmes de maintenance de tout ordre type fuites, portes, coupure courant, moquette, ventilation… sur un portail dédié
·  Courriers (roulement entre les assistantes)  
Administrateur de l’outil voyage et note de frais :

·  Création des profils utilisateurs (fiche identité, centre coût, ligne hiérarchique …)
·  Descente des nouveaux centres de cout sur treck
·  Signalement de tous les incidents treck auprès du département voyage et en assurer le suivi et l’issue
Réfèrence

21615BR
Pays

France
A propos de nous/Profil de l'entreprise

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Profil recherché

Profil recherché

·  Maitrise courante du français et de l’anglais ; une troisième langue serait un plus
·  Expérience de 5 ans minimum dans un rôle d’Assistanat de Direction au sein d’un environnement internationale, idéalement avec une expérience en organisation d’évènements
·  Connaissance poussée des logiciels Word, Excel et Powerpoint
·  Excellentes qualités rédactionnelles
·  Méthode, rigueur, fiabilité, écoute, et sens du service client
·  Polyvalence, autonomie, esprit d’équipe, respect de la confidentialité et bonne communication
·  Attitude proactive et positive
Métier

Assistance - Secrétariat
Intitulé du poste

Total Renewables - Assistante(e) de Direction – anglais courant H/F
Branche

Gas Renewables And Power
Région, département, localité

92 - Hauts-de-Seine
Domaine professionnel

Assistance / Secrétariat
Niveau d’expérience requis

3- 6 ans, 6 - 10 ans
Type d’emploi

CDI