Assistant Administratif (H/F) - MOUGINS

Description de l'offre

Vous aimez les environnements dynamiques, les chiffres et le contact client ? Vous souhaitez intervenir au cœur du traitement des flux comptables et contribuer à la fiabilité des données financières d'un portefeuille de clients variés ?



Chez RUFF & ASSOCIÉS, nous recherchons un Assistant Administratif (H/F) pour renforcer notre équipe administrative et comptable.



Vous interviendrez principalement sur des missions de pré-comptabilité, de contrôle et de suivi des flux comptables, en lien étroit avec les collaborateurs chargés de la révision des dossiers.



Vous serez également amené(e) à accompagner nos clients dans l'utilisation de leurs outils de gestion et à assurer certaines missions d'assistance administrative.



Vos missions



1. Pré-comptabilité et contrôle des pièces comptables



Vous jouerez un rôle essentiel dans la fiabilité et la qualité des données comptables transmises aux équipes de révision.



À ce titre, vous serez amené(e) à :

- Réaliser des rapprochements bancaires simples.

- Contrôler la conformité des pièces comptables au regard des obligations légales et réglementaires, notamment dans le contexte de la réforme de la facturation électronique.

- Vérifier la lisibilité, la cohérence et l'imputabilité des pièces reçues (factures illisibles, montants incohérents, justificatifs incomplets…).

- Identifier les éventuelles anomalies et les points bloquants dans le traitement des dossiers.

- Assurer la transmission des anomalies aux collaborateurs en charge de la révision comptable.



2. Pilotage et suivi des flux comptables

- Contrôler quotidiennement la complétude des dossiers dans Pennylane.

- Assurer les relances clients, par mail et par téléphone, afin de récupérer les pièces et justificatifs manquants.

- Veiller à la bonne transmission et à la centralisation des documents nécessaires au traitement comptable.

- Participer au suivi et à la fluidité des échanges entre les clients et les équipes du cabinet.



3. Onboarding et accompagnement client

- Créer les dossiers clients dans notre outil de gestion Pennylane.

- Paramétrer les accès clients et procéder à leur inscription sur les différentes plateformes nécessaires.

- Accompagner les clients dans la prise en main de l'interface Pennylane et les former à son utilisation.



4. Assistance administrative complémentaire

Pour certains clients ayant souscrit à nos offres d'assistance administrative, vous pourrez également intervenir sur tout ou partie de leur gestion administrative quotidienne :

- Cycle vente : création, émission et suivi des factures clients, suivi des encaissements et relances clients.

- Cycle achat : suivi des échéances fournisseurs, préparation des paiements, gestion des notes de frais et des dépenses courantes.



Pourquoi nous rejoindre ?

- Une équipe dynamique, conviviale et bienveillante.

- Un environnement de travail stimulant au contact d'une clientèle variée.

- Des missions diversifiées permettant de développer votre polyvalence et vos compétences.

- Un environnement de travail moderne et digitalisé.

- Un accompagnement favorisant votre montée en compétences.

Profil recherché

Formation et expérience

Vous êtes issu(e) d'une formation de niveau Bac+2/+3 en gestion, administration ou comptabilité (BTS Comptabilité et Gestion, BTS Gestion de la PME, BUT GEA, Licence professionnelle ou équivalent).



Vous justifiez d'une première expérience réussie dans un environnement administratif ou de gestion. Une expérience en cabinet d'expertise comptable ou dans un environnement multi-clients serait particulièrement appréciée.



Compétences techniques

- Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel et le Pack Office.

- Vous êtes à l'aise avec les outils digitaux et les logiciels de gestion.

- La connaissance de Pennylane serait un véritable atout.

- Vous disposez de notions en comptabilité et comprenez les principaux flux administratifs et comptables.

- Une sensibilité aux enjeux de la réforme de la facturation électronique serait appréciée.



Ce qui fera la différence

- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et méthodique.

- Vous avez le sens du service client et appréciez les échanges avec différents interlocuteurs.

- Vous faites preuve d'autonomie et savez gérer les priorités.

- Vous êtes à l'aise dans un environnement digitalisé et appréciez l'utilisation de nouveaux outils.

- Vous savez faire preuve de réactivité et êtes capable d'identifier les anomalies ou incohérences dans les documents traités.

- Vous aimez travailler en équipe et contribuer à la qualité du service rendu aux clients.

À propos de Ruff & Associés

Chez RUFF & ASSOCIÉS nous avons créé une culture de service et d'excellence, et chaque jour nous donnons le meilleur de nous même, à la fois pour nos clients et pour nos collègues.



Nous travaillons tous ensemble vers un objectif commun : en intégrant nos équipes, vous nous rejoignez dans notre mission d'aider les entrepreneurs, investisseurs et particuliers à créer, développer, et protéger leur entreprise et leur patrimoine.



Vous aurez l'occasion d'évoluer et de progresser dans un environnement enrichissant et stimulant, au sein d'une équipe pluridisciplinaire et multiculturelle. Intégrer RUFF & ASSOCIÉS, c'est aussi partager nos valeurs, que sont proximité, inclusivité, agilité et intégrité.