Assistant Responsable d'Affaires F/H

Description de l'offre

Votre rôle sera d'assurer la gestion administrative des activités des Responsables d’Affaires dont vous aurez la charge, et d'assister l’équipe du Responsable d’Affaire dans son quotidien.

Pour cela, vos missions seront : 

• Assurer la gestion administrative et la facturation des affaires  gestion, création d’affaires dans notre logiciel de Gestion (ouverture, saisie des budgets)
• Rédiger et envoyer des courriers divers et recommandés (sécurité, remerciements, enquêtes, réponses courriers, mail, etc….)
• Gérer les demandes d’agrément de sous-traitants, contrats de sous-traitants
• Réaliser la facturation, les situations, le suivi des encaissements, la relance des impayés, l'établissement du DGD, le suivi des révisions de prix si nécessaire
• Demander et gèrer les cautions bancaires
• Rédiger les bordeaux d’envoi et réaliser l’envoi de documents tels que plans, DOE
• Recevoir et orienter les communications téléphoniques et les visiteurs
• Réceptionner le courrier de son Responsable d'Affaires, en assurer la diffusion, et rédiger les réponses à partir des indications fournies
• Gérer à la demande de son Responsable d'Affaires : agenda, planning, organisation de réunion, manifestations, déplacements.
• Etablir des comptes rendus, créer des présentations, organiser et alimenter la bibliothèque interne, planifier des actions
• Assurer le classement des documents nécessaires au bon fonctionnement du service et l’archivage
• Saisir, envoyer des devis, des offres et des DPGF
• Constituer les dossiers d’appels d’offres et les candidatures
• Participer à la vie active de la société (sapin de Noël, cohésion, animations, etc.)
• Proposer ses services au fonctionnement de l’équipe

Profil recherché

Vous êtes de nature organisée, méthodique et rigoureuse ? Votre esprit d'initiative, votre organisation, votre autonomie, votre disponibilité et votre sens du service sont essentiels à ce poste.

Vous aimez travailler en équipe ? 

Vous avez une forte expérience avec :

• Pack Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Expérience sur un logiciel de Gestion (Codex/SAP serait un plus)
• Les schémas de facturation des Affaires/Marchés (TVA, retenues, cautions, prorata, échéances, DGD)

Les ++ :

• Expérience sur un logiciel d’établissement des devis
• Expérience sur un logiciel d’établissement de commandes
• Expérience sur plateformes documentaires (Administratif, GED)

À propos de Roiret Espace

Connexion, performance, efficience énergétique, datas : dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère le déploiement des nouvelles technologies pour concrétiser deux mutations majeures : la transformation digitale et la transition énergétique. Ancrées dans les territoires et organisées en mode agile, les entreprises de VINCI Energies rendent les infrastructures d'énergie, de transport et de communication, les usines ainsi que les bâtiments chaque jour plus fiables, plus sûrs, plus efficients.
2021 : 15,1 milliards d'euros (chiffre d'affaires) // 85 700 collaborateurs // 1800 entreprises // 55 pays
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