Assistant(e) de direction évènementiel

Description de l'offre

En tant qu'assistant(e) de direction du Directeur Général Adjoint, vous travaillerez en étroite collaboration avec lui pour l'appuyer sur les tâches administratives.
Dans ce cadre, vous réaliserez les missions suivantes :
Gestion administrative :
* Gestion quoditienne du courrier de la Diréction Générale
* Tenue des agendas et prise de rendez-vous
* Gestion des emails
* Filtrage des appels
* Tenue des dossiers et classement
* Gestion des appels téléphoniques, et examen des demandes d'informations

Achats
* Recherche de fournisseur
* Sélection, RDV, Devis, Tableaux comparatifs
* Création d'une base fournisseurs en relation avec la comptabilité et suivi
* Commandes diverses et réservations transports et hôtels

Commission de sécurité
* Synthèse régulière de situation de l'ensemble des sites
* Création d'une base informatique commune (SharePoint)
* Suivi des mises aux normes exigées
* Mise à jour de la réglementation

Exploitation et service commercial
* Visites sur les sites
* Présence éventuelle en réunion d'exploitation et réunion commerciale
* Relation avec l'ensemble des Exploitations et des Commerciaux afin de répondre à leurs besoins
* Remplacement éventuels sur le sites

Gestion des services généraux du siège
* Inventaires, commandes, suivi des stocks
* Suivi des contrats
* Toutes autres demandes suivant les besoins des services

Profil recherché

De formation Bac+2 Assistante de direction ayant une expérience de plus de 5 ans.
- Très bon relationnel
- Bonne organisation
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Sens des priorités, et capacité à travailler sous la pression
- Esprit d'initiative
- Autonomie
- Esprit d'équipe.
-Très bonnes capacités rédactionnelles, et d'expression orale
- Très bonne maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook
Une connaissance du milieu de l'événementiel et/ou de la gestion d'un établissement ERP serait un plus.}

À propos de RECRUTOP ARTS & SPECTACLES

RECRUTOP Event recherche pour l'un de ses clients, grand groupe acteur dans le secteur de l'audiovisuel et de l'évenementiel sur Clamart un Assistant de Direction H/F.