ASSISTANTE DE GETSION/DIRECTION à Pessac

Description de l'offre

Sous la responsabilité de la Direction de l'activité hôtelière, et en soutien de l'activité patrimoniale, vous aurez en charge de:

-La collecte et le dispatch des courriers entrants et sortants: les appels entrants et les e-mails, le suivi des RAR,

-La classification et numérisation de documents dans le réseau,

-L'organisation de déplacements, de réunions de travail, de RV,

-La commande de fournitures de bureaux, la souscription à des supports d'information,

-La recherche de fournisseurs/prestataires, la collecte et vérification des entités contractantes,

-Le relationnel et la rédaction de courriers de 1er ordre/réponses pour des litiges avec les fournisseurs/prestataires, les clients,

-Les relances et le recouvrement de créances clients et RFA fournisseurs, demande d'abattements et de remboursements, relance d'interventions techniques,

-Le soutien pour le calcul de charges, ratios, la préparation de documents et publipostage de la facturation,

-L'interface filiale avec les services supports du Groupe (navettes de documents avec la comptabilité et les RH notamment),

-L'actualisation de la base de contacts Outlook commune,

-L'impression de rapports, de statistiques,

-L'organisation et suivi des interventions techniques sur matériel téléphonique et informatique des collaborateurs,

-La collecte des demandes et devis de travaux & plan d'investissements auprès des responsables de sites et la synthèse dans un tableau,

-La collecte des informations, élaboration et suivi d'un tableau récapitulatif de référencement par site des contrats cadres et spécifiques d'entretien, de maintenance et de location, de prestations, d'achat produits, récolement avec les facturations et échéances contractuelles,

-L'élaboration et mise à jour du tableau de suivi budgétaire armement selon devis validés, suivi des paiements fournisseurs et prestataires après livraison et prestation,

-La préparation de dossiers en semi-autonomie (ex obtention de Labels).

Des missions peuvent venir en complément.

Issu(e) d'une formation de niveau bac+2 en comptabilité/gestion, vous avez de la rigueur et de la polyvalence pour intégrer une équipe dynamique et une filiale en plein développement.