Assistante Spécialisée Market Access et Com/Association Patients (H/F)

Description de l'offre

Job 1 of 1

Code du poste

181877BR

Titre

Assistante Spécialisée Market Access et Com/Association Patients (H/F)

Division

PHARMA

Unité d'affaires

ONCOLOGY BU - NPH

Pays

France

Lieu de travail

Ile-de-France

Société/Entité légale

Novartis Pharma France SAS

Service

Facilities and Administration

Domaine thérapeutique

Oncologie

Type de poste

Temps plein

Type d'emploi

Permanent

Description de poste

Missions principales :

Prendre en charge l'organisation, le suivi des activités spécifiques auprès du/des services de la Direction Relations Institutionnelles & Economiques dont il/elle a la charge :

1. Prix & Economie de la Santé et organe de gouvernance MACom
- Préparer, déposer et suivre les dossiers d'inscription au remboursement
- Assurer la logistique des réunions des comités scientifiques (réservation salle, ressources techniques, …) et la gestion des honoraires des participants à ces comités scientifiques
- Assurer l'organisation du MACom (Market Access Committee)
o Gestion des ordres du jour et des invitations
o Gestion des pré-reads
o Organisation et suivi des réunions
o Gestion des tableaux de suivi des plans d'action des LBTs et MACom
o Mise à jour des listes des membres des LBTs et MACom

2. Opérations Relations Institutionnelles et Economiques
- Assurer la logistique, la gestion des dépenses et le suivi de différents tableaux de bord des MAREG et autres réunions régionales
- Gérer le traitement des demandes de subvention, Diverses Mesures d'Ordre Social (DMOS), et autres déclarations nécessaires à la compliance

3. Marketing institutionnel
- Assurer la logistique, la gestion des dépenses et le suivi de différents tableaux de bord des projets gérés par le service des MAREG, autres réunions régionales
- Gérer le traitement des demandes de subvention, Diverses Mesures d'Ordre Social (DMOS), et autres déclarations nécessaires à la compliance

4. Administration & Clients
- Préparer, assurer le circuit de validation et d'expédition des mailing Clients (grossistes, hôpitaux …) dans le cadre de la vie des produits : lancement, arrêt de commercialisation, cession à un tiers, baisse de prix, changement de conditionnement …
- Gérer la mise à jour, assurer la validation et communication des différents tarifs (publics, collectivités, vétérinaires et produits à Usage Professionnel)

En priorité pour le / les services de la Direction Relations Institutionnelles & Economiques et pour les autres services de la Direction Relations Institutionnelles et Economiques en cas d'absence de l'assistante dédiée :

1. Assurer le suivi des dépenses et budgets des services
- Gérer les données liées au process Achat (OI, DA, commande et factures)
- Assurer les Provisions mensuelles
- Réalisation de tableaux de synthèse

2. Prendre en charge les activités secrétariat des différents collaborateurs de la Direction
- Assister les collaborateurs de la Direction dans le suivi de leur plan d'action et organisation de leurs documents
-Réaliser la mise en forme des différents documents produits par les collaborateurs de la Direction (Word, Powerpoint, Excel…) et demande de photocopie, reprographie
- Filtrage des informations et des appels, faciliter la circulation de l'information en adaptant les messages et en choisissant les vecteurs de communication selon les situations et les interlocuteurs.
- Assister et/ou Organiser :
• les prises de rendez-vous,
• des réunions entre différents interlocuteurs (personnels des services, clients, administrations) en tenant compte des priorités,
• les inscriptions aux congrès
• la logistique des réunions (réservation salle, ressources techniques, …)
• les déplacements des collaborateurs de la Direction (réservation avion, train, taxi, hôtels,…)
Gérer les données administratives de la Direction :
• Horaires & congés
• Gestion des nouveaux arrivants
• Emission et / ou Suivi des enveloppes de circulation pour validation des mailings
- Assurer la gestion des achats de fournitures au sein de la Direction
- Classement et archivage des dossiers

Classification du poste : groupe 5.

Exigences minimales

Formation : Niveau Bac+2
Expérience confirmée en Assistanat (d'au moins 3 à 5 ans)
Langues: Anglais : niveau cible TOEIC 600

Compétences clés :
- Capacités d'organisation et techniques de gestion : concevoir des outils de gestion (tableaux de bord, échéancier, planning); hiérarchisation de l'urgence des demandes
- Bureautique : Utilisation avancée des outils bureautique (mise en forme de document Word et Powerpoint, Bases de données Excel…)
- Sens du client
- Capacité de discrétion et de gestion de la confidentialité des informations et des données traitées et communiquées
- Capacité à travailler en équipe

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