Coordinateur Opérationnel Comptabilité Fournisseurs H/F

Description de l'offre

Raison d’être du poste

· Est en charge du suivi et du pilotage du portefeuille de factures fournisseurs en cours de traitement.
· Anime en coordination avec le Responsable Comptabilité Fournisseurs les 3 routines opérationnelles hebdomadaires.
· Assure la revue des bannettes et des statuts d’avancement des factures dans Alusta
· Est le back up du Responsable Comptabilité Fournisseur lorsqu’il est absent

Domaines de responsabilité

Les responsabilités du poste sont relatives au suivi quotidien du déroulement des processus de traitement des factures et du traitement des demandes d’information et des relances. Elles ont pour objectif d’assurer à tout moment la bonne assignation des actions, de clarifier les actions prioritaires et de traiter les points de blocage pour fluidifier le processus et ainsi en assurer la qualité.

· Etre le coordinateur opérationnel du processus
· Suivre et mettre à jour le planning du courrier / Scan
· Suivre et piloter le portefeuille fournisseurs via 3 routines hebdomadaires en coordination avec Responsable Comptabilité Fournisseur
· Etre le Back up du Responsable Comptabilité fournisseurs pendant les congés, y compris dans la dimension managériale
· Piloter les différentes étapes de traitement des factures dans Alusta et définir les actions prioritaires pour assurer la qualité du processus
· Bannettes reçues: vérifier le traitement quotidien (suppression des doublons et alimentation des données obligatoires)
· Bannettes de rapprochement: vérifier que toutes les «exceptions reasons» ont été renseignées
· Bannettes workflow: passer en revue les demandes rejetées par les valideurs pour attribution au bon interlocuteur
· Revoir le backlog factures quotidiennement et s’assurer que les factures sont comptabilisées à temps pour paiement à la date d’échéance. Identifier les factures venant à échéance à traiter en priorité.
· Gérer les demandes externes ou internes
· Contrôler que le volume de demandes en attente dans l’outil de ticketing (Heat) demeure dans la fourchette définie (100 demandes).
· Affecter aux comptables les relances et les mises en demeure de type R3. Assurer le suivi du statut et le reporting de ces relances via un tableau Excel
· Gérer en direct un portefeuille fournisseurs
· Assurer la gestion des factures pour un portefeuille fournisseurs d’environ 2 à 3000 factures annuelles (traitement du process de bout en bout)
· Participer aux actions d’amélioration continue
· Définir les actions et assurer le suivi du plan d’amélioration dans son domaine de responsabilité
· Apporter un support aux comptables pour l’analyse des anomalies et des cas de non fluidité de process
· Assurer un contrôle interne efficace dans ses domaines de compétence
· Applique les procédures relatives aux processus comptables
· Identifie les lacunes de contrôle interne et définit les actions correctrices dans son champ de compétences.

Résultats attendus

· Fluidité du processus allant de l’intégration des factures dans Alusta à la comptabilisation des factures dans SAP avec un niveau de service répondant aux enjeux des clients internes et externes.
· Maitrise du backlog factures et des demandes en cours de traitement.

Dimension du poste

· Périmètre de responsabilité: entité Nexans France, Nexans France HV et Nexans Interface
· Nexans France, CA courant = 1.4 Md € - Effectifs: 2500 personnes
· 13 Sites de production /2 centres logistiques / siège
· 100000 factures / an dont 20000 d’achats directs
· Back up pour l’encadrement d’une équipe comptable de 12 personnes – Equipe qui devrait passer à 10 personnes à l’issue des améliorations de process envisagées.

Compétences et qualifications requises

· Capacité d’organisation, bonne connaissance des processus & des outils
· Connaissance de SAP
· Connaissance de Ariba et d’Alusta (Basware) serait un plus
· Autonome et rigoureux, réactif et polyvalent, sens du contact et du travail en équipe
· Souci du contrôle interne et de l’éthique
· Aisance relationnelle

Relations clés

· Demandeurs achats, acheteurs, le centre de services partagés achats (externalisé)
· Les différents services comptables de Nexans France
· Equipe HVBG et Nexans Interface
· Fournisseurs