Assistant de direction H/F

Description de l'offre

Au sein de la direction de l'habitat, vous assistez le Directeur dans ses missions.
En relation avec les services de la Direction générale, les Directions du Département Urbanisme et Habitat et les autres Directions communautaires, vous assurez le secrétariat de la direction et du service PLH - Observatoire et Peuplement ainsi que la coordination et le renfort ponctuel auprès du secrétariat du service amélioration du parc privé.
A ce titre, vos missions s'articuleront autour des activités suivantes :
Gestion des agendas :
- Vous planifiez les réunions et rendez-vous, les déplacements du Directeur et de son équipe, la réservation de véhicules, les moments de convivialité, etc.

Organisation des réunions et des instances de la Direction et du service PLH ( Comité de Pilotage PLH, Conférence Intercommunale du Logement (CIL), etc ) :
- Vous réservez les salles et/ou vous organisez les visioconférences
- Vous constituez les dossiers de séance, vous diffusez et classez les supports de présentation et préparez les listes d'émargement

Accueil de la Direction :
- Vous assurez l'accueil téléphonique et physique en donnant des renseignements (premier niveau de réponse) aux usagers sur les différentes thématiques traitées par la Direction (dispositif accession abordable, présentation de la Maison de l'Habitant, etc.)

Traitement du courrier :
- Vous assurez la gestion, la mise en forme et la diffusion des différents courriers et autres documents : notes, mailings, comptes-rendus, calendriers, plannings, etc.

Contribution au suivi des activités de la direction :
- Vous traitez les informations internes et externes et les diffusez à l'équipe
- Vous mettez à jour la base de contacts internes et externes
- Vous participez à la préparation des instances communautaires pour la direction
- Vous évaluez les besoins en fourniture (consommables) et matériel (demandes d'interventions techniques)
- Vous assurez le classement et l'archivage des dossiers

Lieu de travail : Immeuble Magellan - 5 rue Vasco de Gama à Nantes, horaires variables.

Profil recherché

- Vous disposez d'une première expérience réussie sur un poste similaire, au sein d'une collectivité.
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (pack Libre Office).
- Une bonne connaissance générale sur le fonctionnement des collectivités territoriales serait un plus, ainsi qu'une appétence pour les sujets urbains.
- De bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques sont attendues sur ce poste.
- Votre aisance relationnelle ainsi que votre aptitude à travailler en transversalité vous permettront de faciliter les relations internes et externes.
- De nature discrète, vous savez être à l'écoute des autres et respecter la confidentialité de vos divers échanges.

À propos de Nantes Métropole

NANTES METROPOLE