Weddings & Events Planner

Description de l'offre

Offrant 17 hectares de paysages luxuriants, délimités par des étendues de sable fin blanc et un lagon turquoise, ainsi qu'une une vue imprenable sur l'emblématique Mont Otemanu, le St Regis Bora Bora***** avec 90 villas, 4 restaurants et 2 bars est une adresse incontournable du luxe à l'état pur.

Profil recherché

Qualifications :

PRINCIPALES MISSIONS

I. TACHES ADMINISTRATIVES:

Les tâches concernant les mariages, les événements et les groupes impliquent :

·  S'occuper des demandes relatives aux mariages, événements et groupes depuis la réception de ces demandes jusqu'aux diverses facturations qui peuvent avoir lieu après le départ des clients, impliquant la coordination des opérations pour les mariages, événements et groupes.
·  Pour les groupes et les mariages : préparation des quotations, établissement des contrats, réservations avec les prestataires et le suivi durant la présence des clients.
·  Collaborer avec les départements des Sales & Marketing afin de s'assurer que les réservations soient correctement quotées et enregistrées.
·  Contribuer à une communication efficace permettant à l'équipe et aux autres départements d'avoir rapidement accès aux informations importantes.
·  S'occuper de la facturation des activités et des services.
·  Préparer tous les éléments de communication à envoyer aux départements.
·  Mettre à jour la base de donnés clients et analyser les données significatives concernant les mariages, événements et groupes.

II. RELATION CLIENTS:

·  Coordonner et organiser les visites avec les clients.
·  Etre en relation avec les départements internes afin que les standards soient respectés lors des visites.
·  Répondre de manière rapide et efficace aux demandes des clients, par e-mail ou par téléphone.
·  Interagir autant que nécessaire avec les clients du resort.
·  Maintenir de bonnes relations professionnelles avec les clients depuis le premier contact jusqu'au départ, que ce soit virtuellement ou en face à face.
·  Coordonner les demandes quotidiennes des clients depuis leur check-in jusqu'à leur départ, avec des départements nécessaires : la Réception, les Bagagistes, la Conciergerie, le Spa,…
·  Savoir prendre des initiatives par rapport aux besoins spécifiques des clients avant leur arrivée et s'assurer que ceux-ci soient respectés dès le premier jour.
·  Faire le suivi avec les clients dès leur arrivée à l'hôtel et jusqu'à leur départ.
·  Répondre aux demandes des clients selon les standards et procédures, leur assurant sécurité et confort.
·  S'assurer du maintien de la propreté des espaces alentours de la Bridal Boutique.
·  Demander des retours aux clients pour juger de leur satisfaction.
·  Conserver une apparence professionnelle (vêtements propres, chaussures propres, cheveux coiffés,…) en accord avec les procédures internes relatives à la présentation et à l'hygiène.
·  Implémenter des standards de service et de reconnaissance clients de qualité, en mettant particulièrement l'accent sur les clients VIP et les produits d'accueil.
·  Développer les profits du département des mariages, événements et groupes, qui contribuent à la performance financière globale de l'hôtel.