Assistant Administratif Evénement F/H

Description de l'offre

PRESENTATION

Le Paris Marriott Rive Gauche Hotel & Conference Center dévoile le nouveau lobby Marriott Great Room, un espace vibrant qui vous accueille avec sophistication et confort dès votre arrivée. 

Se situant dans le 14ème arrondissement de Paris, notre hôtel possède une localisation stratégique au cœur de la rive gauche.

Doté de 757 chambres (dont 51 suites) et d’un centre de conférence de 5000 m2 d'espaces polyvalents (offre exclusive pour Paris intra-muros), l’établissement propose un lieu de réception haut de gamme en plein Paris.

Nos équipes chaleureuses et multiculturelles ont à cœur d’offrir un service exceptionnel dans un environnement qui s’adapte à tous les besoins.

Si vous souhaitez faire partie de cette aventure, nous vous invitons à postuler !

RESUME DU POSTE :

L’Assistant(e) Administratif(ve) Evènementiel travaille en lien direct avec les membres de l’équipe Evènementielle (Coordinateurs et Managers). Il/elle est responsable de regrouper et vérifier les factures séminaires en lien avec les services banquets, points de ventes et Réception, en tenant compte des spécifications de facturations (période, type de groupe, poste de facturation, TVA…) et des demandes particulières du client par rapport au contrat final signé par celui-ci.

Il/elle aura pour missions :

Relations interservices

·  Récupération des facturations additionnelles (ex : bar, cash bar, AV…) directement à la Réception
·  Vérification des postings effectués par les Maitres d’Hôtel, les points de ventes et la Réception 
·  Collaborer étroitement avec le département hébergement afin de connaitre l’historique des prestations et modifications groupes affaires
·  Encaisser les acomptes par virements en suivant le relevé de banque envoyé par le service comptabilité
·  Ouvrir et fermer les comptes de facturation groupes Affaires  (chambres et banquets)
·  Suivre le dossier groupe affaires au niveau de la facturation globale jusqu’à l’envoi de la facture
·  Vérifier et confirmer la facture finale auprès des Event Managers et des Event coordinateurs avant passation à la comptabilité
·  Collaborer au quotidien avec les Maitres d’hôtels et les superviseurs FD pour une facturation précise et exacte suivant les instructions données par l’équipe Evènementielle
·  Demander correction en cas d’erreur de facturation auprès des points de vente, du banquet et/ou de la Réception
·  Clôture des factures (PMs) pour envoi facture par service comptabilité.
·  Mettre à jour dans le système informatique des évènements passés en fonction de prestations réellement facturées (Opéra et SFA Web) 
·  Réaliser et envoyer hebdomadairement aux équipes Commerciales et Evènementielles le rapport des acomptes sur les évènements confirmés et à venir, et faire un suivi proactif auprès des Events et Commerciaux pour respecter les échéanciers contractés + communication des résultats aux Chefs de Services et au service comptabilité
·  Suivre les factures globales (PM/ Pay Master) et participation aux réunions débiteurs (Credit Meeting) avec le support et présence du Directeur des Evènements 
·  Commander des fournitures bureau pour le Service Evènementiel et Commercial  

Satisfaction clients

·  S’assurer que les récapitulatifs de facturation sont préparés dans les délais impartis et selon les standards en vigueur
·  Suivre les litiges de facturation avec les clients
·  Répondre aux clients en respectant les standards en vigueur 

PROFIL RECHERCHE:

·  Compétences techniques
·  Expérience de différents systèmes/logiciels hôteliers (Opera, MICROS, SFA Web)
·  Expérience informatique (Bonne maitrise du logiciel Excel)
·  Expérience comptable
·  Expérience dans l’hôtellerie et bonne connaissance du fonctionnement des services de l’hôtel, ainsi que de la partie évènementielle serait un plus.

·  Compétences fondamentales requises pour le poste
·  Compréhension et expression orale  – Capacité d’écouter, de comprendre, d’expliquer ses informations et idées. Français et Anglais : Lu, Parlé et Ecrit
·  Compétence managériale  – Esprit d’équipe et du contact, capacités à analyser les problèmes, rigueur et méthode d’organisation.
·  Compréhension écrite  – Français et Anglais : Lu, parlé et écrit. Capacité à rédiger des courriers, des notes de service et des mémos.
·  Flexibilité
·  Ouverture d’esprit
·  Sens du service client
·  Esprit d’initiative
·  Anticipation
·  Réactivité
·  Autonomie
·  Rigueur et sens élevé du détail

Ce descriptif de poste est non exhaustif. Le titulaire peut être amené à accomplir d’autres missions. 

AVANTAGES

·  Rémunération sur 13 mois 
·  De 30K€ à 32K€ par an
·  Indemnité Nourriture
·  Mutuelle avantageuse
·  Prise en charge des frais de transports à 50%
·  Tarifs employé sur des milliers d’hôtel à travers le monde
·  Contrat de 35heures sur 4 ou 5 jours.

At Marriott International, we are dedicated to being an equal opportunity employer, welcoming all and providing access to opportunity. We actively foster an environment where the unique backgrounds of our associates are valued and celebrated. Our greatest strength lies in the rich blend of culture, talent, and experiences of our associates. We are committed to non-discrimination on any protected basis, including disability, veteran status, or other basis protected by applicable law.

Marriott Hotels strive to elevate the art of hospitality, innovating at every opportunity while keeping the comfort of the oh-so-familiar all around the globe. As a host with Marriott Hotels, you will help keep the promise of “Wonderful Hospitality. Always.” by delivering thoughtful, heartfelt, forward-thinking service that upholds and builds upon this living legacy. With the name that’s synonymous with hospitality the world over, we are proud to welcome you to explore a career with Marriott Hotels. In joining Marriott Hotels, you join a portfolio of brands with Marriott International. Be where you can do your best work, begin your purpose, belong to an amazing global team, and become the best version of you.

JW Marriott is part of Marriott International's luxury portfolio and consists of more than 100 beautiful properties in gateway cities and distinctive resort locations around the world. JW believes our associates come first. Because if you’re happy, our guests will be happy. JW Marriott associates are confident, innovative, genuine, intuitive, and carry on the legacy of the brand’s namesake and company founder, J.Willard Marriott. Our hotels offer a work experience unlike any other, where you’ll be part of a community and enjoy true camaraderie with a diverse group of co-workers. JW creates opportunities for training, development, recognition and most importantly, a place where you can pursue your passions in a luxury environment with a focus on holistic well-being. Treating guests exceptionally starts with the way we take care of our associates. That’s The JW Treatment™. In joining JW Marriott, you join a portfolio of brands with Marriott International. Be where you can do your best work,​ begin  your purpose,  belong  to an amazing global​ team, and  become  the best version of you.