Assistant Administratif Cuisine - H/F - CDI

Description de l'offre

Contexte

Le Paris Marriott Rive Gauche est un hôtel 4* de 757 chambres dont 51 suites. Il dispose d'un Centre de Congrès de 4 800 m² (51 salons), d'un espace de restauration très tendance sur 2 étages avec restaurant type brasserie européenne chic, bar et lounge. Notre hôtel accueille une clientèle haut de gamme, affaire ou tourisme, individuelle ou groupe. Le Centre de Congrès organise des banquets, séminaires et manifestations diverses.
Membre à part entière du groupe Marriott, vous bénéficierez des possibilités d'évolution, d'une carrière internationale, de formations internes et externes, de prix très avantageux parmi les 3 960 hôtels du groupe, et d'autres avantages encore à découvrir.

Résumé du poste

L'Assistant Administratif Cuisine gère l'intégralité de la partie Administrative des cuisines et stewarding en assure l'organisation, sous les directives du Chef Exécutif et des Responsables cuisine et stewarding.

Gestion Administrative :
· Prendre en charge l'organisation administrative du Chef Exécutif et des Responsables de Service Cuisines et Stewarding, pour le bon fonctionnement des services,
· Rédiger les courriers, notes de services, mémos,
· Créer, rédiger des dossiers spécifiques demandés par le Chef Exécutif ou par les différents Responsables de Service Cuisines et Stewarding,
· Créer des formulaires pour l'organisation internes des divers services. Mettre en page les différentes communications et signalétiques,
· S'assurer du suivi des procédures,
· Développer et maintenir des relations basées sur la compréhension des besoins de chacun,
· Tenir à jour les feuilles de fonction (BEO),
· Maitriser l'exploitation au quotidien des programmes informatiques « Material Control » « Opéra » et « Micros » afin de participer à la programmation des terminaux aux changements de carte,
· Réaliser toute mission ponctuelle à la demande du Responsable F&B, de la Direction d'Exploitation ou de la Direction Générale tant à l'interne qu'à l'externe.

Communication
· Etre en relation avec le service Banquets et Restaurant afin de convenir au mieux des lieux de prise des petits-déjeuner par les clients en fonction des volumes de chaque segment et des espaces disponibles,
· Etre en relation avec le service technique pour l'informer d'interventions de maintenance nécessaires au bon fonctionnement des Cuisines et des Plonges,
· Etre en relation avec le service Régie et les Responsables Réception pour analyser l'occupation à venir et la segmentation de la clientèle afin que le Chef Exécutif puisse prévoir son activité future,
· Etre en relation avec le service Economat pour toutes commandes et contacts avec les fournisseurs,
· Reporter toute situation dangereuse ou à risque à son supérieur hiérarchique.

Audit
· S'assurer du suivi, de la tenue et de l'archivage des différents documents nécessaires aux audits,
· S'assurer de la transmission des résultats aux personnes/services concernés.

Réunions
· Participer aux réunions sur le suivi des enquêtes de satisfaction des clients (GSS),
· Participer aux réunions hebdomadaire de la revue des fonctions Banquets et Hébergement (BEO) et s'assurer du suivi,
· Organiser, participer et faire les comptes rendus des réunions mensuelles de service,

Gestion financière
· Démarcher les différents fournisseurs, effectuer les commandes pour les différents services. en cohérence avec le budget,
· Prendre en charge les dossiers de demande de remboursement de frais de déplacement, de formation des Chefs de service et membres du personnel Cuisines et Stewarding,
· Tenir le Check-book : Enregistrement et provisionnement des dépenses des services Cuisines et Stewarding,
· Participer à la clôture mensuelle avec le service comptabilité,
· Mettre et tenir à jour les informations liées à l'outil Carpedia.

Gestion de la Paie
· S'assurer de l'actualisation quotidienne des données dans le logiciel de gestion du temps de travail Kronos,
· Préparer et transmettre les éléments de paie au service Paie dans les délais impartis,
· S'assurer de l'affichage des plannings hebdomadaires dans les délais légaux,
· S'assurer de la gestion des contrats d'extras en collaboration avec l'Employé Administratif RH.

Energie et Environnement
· S'assurer que dans les zones inoccupées les éclairages et que la climatisation sont éteints,
· Informer immédiatement le service technique de tout dysfonctionnement énergétique constaté telles que surconsommation chaud/froid, fuite d'eau, etc,
· Orienter les personnes, vers le Responsable Sécurité Incendie et Environnement pour la partie environnementale ou vers le Directeur Département Technique et Energie pour la partie Energie, dans le cas où il n'a pas la réponse,
· Respecter le tri des déchets tel qu'il est établi au sein de l'établissement (papier, carton, plastique…),
· Participer aux différentes formations requises,
· Connaitre les politiques environnementale et énergétique ainsi que les basics figurant sur la feuille quotidienne « daily packet ».

Profil recherché

Profil recherché

De préférence, un diplôme dans une discipline Administrative ou Hôtellerie ou une expérience professionnelle équivalente. Avoir le sens des responsabilités et le respect inconditionnel de la confidentialité des informations

Compétences professionnelles
·  Comportement – Adopter un comportement qui véhicule la confiance et le respect des autres. Donner une bonne première impression et représenter l'entreprise en parfait accord avec ses valeurs.
·  Adaptabilité – Aider son Responsable à déterminer comment le changement a une influence sur lui-même et les autres. Démontrer de la flexibilité dans l'ajustement des priorités. Assister son Responsable dans la communication des raisons du changement et comment celui-ci affecte les salariés et l'entreprise.

Organisation des tâches
·  Obtention de résultats – Se conformer aux objectifs de travail fixés par son Responsable.
·  Construire et contribuer à l'équipe – Participer en tant que membre de l'équipe afin de la mener vers l'accomplissement d'objectifs communs aux différents pôles Cuisines et Stewarding tout en favorisant la cohésion et la collaboration entre les membres de l'équipe.

Création et gestion des relations
·  Relations avec les autres équipes – Interagir avec l'ensemble du personnel de l'entreprise de manière à maintenir et renforcer les relations professionnelles. Développer et maintenir des relations basées sur la compréhension des besoins de chacun et agir continuellement en adéquation avec la culture de l'entreprise et la législation en vigueur.

Apprentissage et mise en application de l'expertise personnelle
·  Compétences Techniques – Mise en application et développement des compétences et aptitudes professionnelles dans les domaines Administratifs.
·  Compétences – Compétences fondamentales requises pour le poste.
·  Compétence informatique - Connaissances informatiques (ex : Excel, Word, Internet, etc.)
·  Compréhension et expression orale - Capacité d'écouter, de comprendre, d'expliquer ses informations et idées.
·  Compréhension écrite - Capacité à rédiger des courriers et mémos,
Rigueur et méthode d'organisation

Ce descriptif de poste est non exhaustif. Le titulaire peut être amené à accomplir d'autres missions.

Marriott International est une entreprise qui s'engage en faveur de l'égalité professionnelle, qui veut donner à chacun sa chance et qui favorise une culture "inclusive".