Assistant(e) Institutionnel(le) H/F CDI

Description de l'offre

Mission

Donnez du sens à votre engagement et rejoignez Ages & Vie, pionnière des maisons partagées pour personnes âgées !

Ages & Vie, membre du groupe Clariane, propose depuis 2008 une alternative chaleureuse en créant des lieux de vie à taille humaine, où les personnes accompagnées peuvent vieillir entourées et en toute sérénité.

Au sein de la Direction du SAD et des Affaires Réglementaires, vous intervenez auprès de la directrice du service et des équipes opérationnelles en lien avec les institutions et les collectivités, et contribuez activement au développement de l’activité des colocations ainsi qu’à la démarche qualité continue de l’entreprise.

Vous aimez les environnements structurés, les missions transverses et le travail en lien avec de nombreux interlocuteurs ? Ce poste est fait pour vous !

Vos missions principales :

✅ Relations institutionnelles et conformité réglementaire Suivre les évaluations de la Haute Autorité de Santé (HAS) : calendrier, préparation des équipes, gestion documentaire, Qualiscope. Suivre les inspections départementales : réception et analyse des rapports, coordination des réponses avec les services internes, respect des échéances.

✅ Suivi des colocations et ouvertures Assurer le suivi du calendrier d’ouverture des colocations en lien avec la Direction Commerciale. Organiser les visites de conformité avec les conseils départementaux, coordonner les actions avec les équipes opérationnelles, la maintenance et le marketing. Organiser les événements en lien avec la Direction Commerciale et le Marketing : première pierre, inauguration.

✅ Prospective immobilière et lien territorial Travailler en lien avec la direction immobilière sur les démarches auprès des communes et des départements, orienter la prospection foncière selon les objectifs définis et assurer la transmission des informations aux collectivités en lien avec les autorisations départementales.

✅ Outils, supports et qualité Actualiser le fonds documentaire, organiser un classement fonctionnel. Actualiser les outils informatiques (Carte et Vie, Share, Renard).Présenter la réglementation SAD aux nouveaux collaborateurs.

✅ Conventionnement et instances nationales Identifier les institutions et interlocuteurs, analyser les cahiers des charges, rédiger et suivre les dossiers de candidature, assurer le suivi des conventions et la communication interne. Saisir et suivre les données liées aux instances nationales (Nova, tableau de bord de la performance, ROR) dans le respect des échéances.

 

Profil

Diplôme requis dans le secteur médico-social (Bac +2 minimum).

Une première expérience sur un poste administratif, institutionnel ou réglementaire est appréciée.

Vous êtes reconnu·e pour votre organisation, votre rigueur et vos capacités d’analyse et de synthèse.

À l’aise à l’écrit, vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et d’une orthographe soignée.

Vous savez gérer les priorités, faire face aux imprévus et travailler en transversal avec des interlocuteurs variés.

Vos avantages à nous rejoindre :

• CDI, rémunération à partir de 2 050 € brut, selon profil et expérience

 • Tickets restaurant, mutuelle, CSE

 • 1 journée de télétravail par semaine après la période d’essai (un jour supplémentaire une semaine sur trois)

• Déplacements ponctuels en région

• Poste transversal, au cœur des enjeux institutionnels et réglementaires

 • Environnement de travail collaboratif et bienveillant

Infos pratiques

PROCESS DE RECRUTEMENT : • 1er entretien par téléphone et/ou en visio avec la Chargée de recrutement • 2eme entretien avec le Responsable du service en présentiel • 3eme entretien avec le Directeur du service concerné en visio ou en présentiel

Pourquoi nous rejoindre ?

Chez Ages et Vie, nous partageons une conviction forte : offrir un cadre de vie chaleureux et humain dans nos maisons partagées tout en valorisant l'engagement de nos collaborateurs. Rejoindre notre équipe, c’est participer à une aventure porteuse de sens, où bienveillance, proximité et esprit d’équipe font la différence dans la vie des autres. Vous avez envie de faire partie de cette belle mission ? Nous avons hâte de vous rencontrer ! Catherine Jeantet, Directrice Générale

Catherine Jeantet

Directrice Générale