Secrétaire Agence Travaux (expérience BTP)

Description de l'offre

Rattachée au Directeur de l’agence de Rouvignies, vous interviendrez sur des missions variées de gestion qui seront les suivantes :
Gestion administrative et logistique
Épauler le directeur d’agence dans les diverses tâches administratives
Assurer le suivi des dossiers techniques des chantiers
Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés.
Diffusion et archivage informatique de tous les documents chantiers (CR MOE -SPS -BC / Plans)
Gestion du standard téléphonique.
Gestion des Comptes Prorata + transmission les demandes d’appels de fond
Établissement du PPSPS conformément au PGC chantier sur demande du conducteur de travaux
Réalisation et envoi des dossiers d’agrément de sous-traitance après vérification (DC4 + contrat)
Mise à jour du tableau de suivi de sous-traitance
Établir les dossiers des ouvrages exécutés (DOE)
Faire les demandes d’ouverture compteurs de chantier et/ ou branchements électriques provisoires….
Gestion comptable
Relance validation des avancement travaux
Réception des factures sous-traitants classement, archivage et transmission au service compta pour enregistrement
Actions préventives dans le recouvrement des créances clients
Suivi des demandes de paiements directs

Gestion RH
Vérification des pointages compagnons pour transmission et saisie service RH
Échange avec les agences d’intérim selon demande des conducteurs ou du Directeur
Transmission des documents RH des compagnons au siège (arrêt, demande de congés etc.)
Gestion des dotations de vêtements et matériel

Profil recherché

Méthodique, organisée, autonome et réactive
Formation en administration ou gestion (Bac+2 minimum)
Expérience significative dans le secteur du BTP obligatoirement
Maîtrise des processus liés aux marchés publics et privés
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
Connaissances des appels d'offres publics dans le domaine du Bâtiment
Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe

Compétences attendues
marchés publics
Excel
Formules Excel