Assistant(e) de Direction Générale

Description de l'offre

Job Description

Requisition ID: 1805701616W

Vous voulez contribuer à un projet de grande envergure et avoir un impact sur le monde qui vous entoure ?

Intégrer Janssen, la division pharmaceutique du groupe Johnson & Johnson, leader mondial dans le domaine de la santé (126 500 collaborateurs dans le monde, 265 entreprises présentes dans 60 pays), c'est participer au développement de solutions thérapeutiques innovantes et partager notre volonté de changer la prise en charge médicale pour mieux répondre aux nouveaux enjeux de santé publique.

Rejoindre nos équipes, c'est s'épanouir dans une entreprise à taille humaine tout en bénéficiant des opportunités d'un grand Groupe.

Janssen France recherche un(e) Assistant(e) de Direction Générale


Missions principales :
Assister et assurer le secrétariat le Président, Directeur Général de Janssen France.

Gestion de l'agenda
- Prioriser les activités et gérer les priorités en totale délégation de l'agenda
- Anticiper les évènements et planifier en fonction les plages nécessaires dans l'agenda
- Arbitrer les conflits - S'assurer de la présence des personnes invitées dans les réunions
- Motiver et expliquer les objectifs de chaque réunion requérant la présence du Président
- S'assurer de la pertinence de la présence du Président en réunion et des actions de préparation demandées

Gestion des emails
- Rédiger des emails au nom du Président (validés en amont par le Président, en fonction des sujets
- Réaliser une veille des emails et alerter en fonction

Rédaction de courrier
- Rédiger les courriers du Président

Utiliser PPT
- Relire les présentations PPT et corriger les typos, harmoniser la mise en forme (layout, polices, formes) et veiller à la lisibilité dans le respect de la charte graphique Janssen/J&J
- Proposer des améliorations de masque et de mise en page
- Harmoniser plusieurs présentations différentes

Relations avec l'extérieur
- Prendre les RDV externes pour le compte du Président et en assurer le suivi et la logistique (réservation, etc.)
- Saisir dans iCONNECT les contacts externes

Organiser des réunions
- Définir et proposer le format et le lieu le mieux adapté en fonction des objectifs de la réunion
- Faire l'appel d'offre – présélectionner l'entreprise retenue et finaliser devis et contrats
- Veiller au bon déroulement de la réunion = s'assurer de la logistique sur place en fonction de l'agenda

Gestion des Notes de Frais
- Saisir les NDF du Président dans l'outil et assurer le suivi et valider les NDF des N-1 du Président en veillant aux règles des dépenses

Gestion budgétaire
- Assurer la saisie et le suivi des bons de commande et des contrats dans eMarketPlace
- Gérer les cotisations spécifiques du département
- Organiser le suivi budgétaire en veillant à maximiser l'engagement des OPEX avec les équipes du contrôle de gestion et les responsables budgétaires du département

Soutien Informatique
- Gérer les demandes informatiques du Président

RIM + compliance
- Coordonner le RIM pour le département et veiller au respect des règles HCBI

Gestion des mobilités (arrivées/départs)
- Mettre à disposition l'ensemble du matériel pour les N-1 quand cela est nécessaire
- Organiser le parcours d'intégration pour les N-1 du Président, en collaboration avec l'assistante du N-1, si applicable
- Tenir à jour l'organigramme du département
- Organiser le retour du matériel (téléphone, véhicule de fonction/statut) en cas de départ et faire le lien entre les différents services impliqués dans la gestion d'un départ (informatique, etc.), tout en alertant en cas de situations complexes, si applicable

Gestion de projets
- Gérer des projets transverses

Gestion du space planning Janssen en lien avec le Facility Management
- Aménagements des espaces de travail, arrivée de nouveaux entrants

Profil recherché

Qualifications

Formation générale : 1er cycle (BTS, DUT...)

Expérience professionnelle confirmée d'au moins 7 ans dans une fonction équivalente d'assistance de direction

Niveau d'anglais : Très bonne maîtrise de la langue (lu, écrit, parlé)

Compétences / Connaissances indispensables :
- Maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint), connaissance de CRM (iCONNECT), Plateforme SAP : eMarketPlace,…/ CONCUR et ICD serait un plus
- Bonne capacité rédactionnelle
- Connaissance des règles de suivi budgétaire
- Grande capacité de priorisation, d'organisation et polyvalence
- Savoir communiquer et transmettre des informations (ex : formation d'un nouvel arrivant)
- Savoir gérer des projets
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Savoir travailler en équipe
- Esprit d'analyse
- Rigueur

Primary Location
France-Haute-de-Seine-Issy Les Moulineaux-
Organization
Janssen Cilag S.A.S. (7825)
Job Function
Administration
Requisition ID
1805701616W