CHARGÉ(E) DE LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE

Job description

VIA 12 mois renouvelable
AFFECTATION STRUCTURELLE
Institut de Recherche pour le Développement (IRD)
L'Institut de Recherche pour le Développement est un établissement public français à caractère scientifique et technologique (EPST) qui intervient depuis plus de 60 ans dans les pays du Sud. Il est placé sous la double tutelle des ministères chargés de la Recherche et des Affaires étrangères.
Ses activités de recherche, d'expertise, de valorisation et de formation ont pour objectif de contribuer au développement économique, social et culturel des pays du Sud. Près de 40% des effectifs de l’Institut sont affectés à l’étranger et en Outremer.
Collaboration de recherche internationale PHPT à Chiang Mai, Thaïlande
L’objectif principal de cette collaboration est de développer et tester des méthodes pour améliorer la prévention et le traitement des hépatites virales et de l’infection par VIH qui puissent être mises en œuvre dans les contextes de ressources limitées.
Le groupe, constitué d’une dizaine de chercheurs et environ 40 personnels techniques, réalise des essais cliniques avec un réseau de 50 hôpitaux publics en Thaïlande. Des études de laboratoire, de sciences sociales, et des analyses de données collectées sont également menées pour compléter et approfondir les résultats des études cliniques. Le financement des actions de recherche provient de subventions des National Institutes of Health aux Etats-Unis (NIH), de l’Union Européenne et d’autres financeurs internationaux. La plus grande partie des financements sont gérés par l’IRD
AFFECTATION GEOGRAPHIQUE
Pays : Thaïlande Ville de Chiang Mai
DESCRIPTION DU POSTE
Contexte
Poste à pourvoir le 1er novembre 2018 pour 12 mois (renouvelable).
Mission
La personne recrutée sera responsable des aspects financiers et administratifs du groupe de recherche PHPT.
Activités
Sous la supervision du directeur du PHPT, le gestionnaire sera en charge de :
1) La gestion des aspects financiers et administratifs de projets de recherche
a. Financier
- Planifier et suivre les dépenses de chaque projet pour faciliter leur mise en œuvre, conformément aux règlements des différents bailleurs de fonds, des institutions qui administrent ces fonds, et de la réglementation applicable
- Communiquer avec les bailleurs de fonds, les chercheurs, le directeur et les services concernés
- Organiser et animer la réunion mensuelle de suivi des contrats de financement avec les porteurs de projets/ chercheurs)
- Assurer la production des rapports financiers (partie comptable et narratif) pour les bailleurs de fonds, en collaboration avec le Département des Finances au PHPT et la Direction Financière à l’IRD
b. Administratif
Suivre les aspects administratifs des projets (demandes de d’extension/modifications de contrats, etc.)
2) L’accompagnement des chercheurs pour les soumissions de projets de recherche
- Recherche d’opportunité de financement et veille informative, suivi des opportunités répertoriées par les chercheurs, communication interne autour de ces appels
- Coordination des soumissions de projet (renseignement des formulaires administratifs, création et mise à jour d’outils et de procédures pour faciliter les soumissions de projet, suivi des dates limites via un calendrier partagé, préparation des budgets et argumentaires budgétaires des propositions dans le respect des critères d’éligibilité fixés par le bailleur de fonds).
3) Ressources Humaines
Soutien à la gestion des ressources humaines locales, gestion et organisation des aspects administratifs relatifs à l’accueil de stagiaires venant de Thaïlande et d’ailleurs (suivi du processus de candidature, réponses aux candidats, organisation des entretiens, informations sur les visas, assurances, accueil des nouveaux venus, etc.)
4) Responsabilités diverses
Préparation et contribution aux enquêtes et rapports demandés par l’IRD et les bailleurs de fonds, préparation d’analyses budgétaires et de prévisions, organisation de réunions et rédaction de compte-rendu, suivi de l’avancement de la rédaction des articles scientifiques, contribution à l’amélioration des outils de gestion et des procédures PHPT, participation à des audits financiers
Compétences
Gestion financière et administrative de projets de recherche.
Connaissance des règlementations dans le domaine de la gestion des contrats de recherche.
Capacité à synthétiser l’information, à la mettre en perspective.
Informatique : utilisation de toutes les fonctionnalités utiles des outils bureautiques courants (Microsoft Office). La connaissance d’un logiciel de bases de données de type Microsoft Access ou autre serait un plus.
Langues : maîtrise indispensable de l’anglais écrit et oral
PROFIL RECHERCHE
Formation
Master (Bac+5) en gestion, finance, management.
Aptitudes
Excellente capacité de synthèse et d’analyse, conscience des priorités et des ordres de grandeurs, rigueur.
Excellentes capacités organisationnelles et de coordination, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, capacité à s’adapter aux exigences des projets de recherches et à un rythme de travail soutenu.
Capacité à travailler de façon autonome, à rechercher l’information et l’aide nécessaire pour atteindre les objectifs.
Volonté de prendre des initiatives et de faire des propositions d’amélioration.
Volonté de contribuer au développement durable et plus généralement aux missions de l’IRD.
Conditions d’éligibilité au VI : Date de naissance, l’adresse permanente et numéro de Civiweb doivent être impérativement mentionnés sur le CV
- nationalité d’un pays de l’Union Européenne
- moins de 28 ans à l’inscription sur civiweb
- moins de 29 ans au démarrage du contrat
CONTACT
Envoyer votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) à et Gonzague Jourdain, Directeur, IRD–PHPT, copie