H/F Assistant de direction

Description de l'offre

  Type of position :Temporary position
·  Country :France
·  City :Pantin
·  Craft :Assistant & Administrative staff
·  Experience :Minimum 3 years

General mission

·  Il rapporte au Directeur Financier et au Directeur des Ressources Humaines d'Hermès Femme dans l'organigramme général
·  Périmètre : Les 3 Métiers d'Hermès Femme (Prêt à Porter Femme, Chaussures et Accessoires de Mode) ainsi que les filiales Internet des Objets (IDO) et Hermès Chaussures Italie.
·  Missions: Assister le Directeur Financier et le Directeur des Ressources Humaines de la Division Hermès Femme, et ce dans le respect de l'esprit de qualité et de service, garant de l'image de la Maison.
·  Garantir un niveau élevé de soutien administratif, gérer et prioriser les tâches administratives multiples qui seront assignées, prendre en main des sujets en autonomie.
·  Description du poste:
·  I - Tâches de secrétariat courant communes aux deux Directeurs
·  •Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques
·  •Assurer la gestion des agendas
·  •Réceptionner, dispatcher et envoyer le courrier du département
·  •Suivre les dépenses de fonctionnement du département et assurer le remboursement des notes de frais pour les deux Directeurs
·  •Organiser les voyages en France et à l'étranger des deux Directeurs et éventuellement des autres membres de l'équipe
·  •Assurer l'aménagement des bureaux pour tout nouvel embauché de ces deux départements et assurer le suivi des besoins des collaborateurs en place(Gestion des fournitures du service, lien avec les services généraux, correspondant informatique)
·  •Réalisation de documents (notes, comptes-rendus…) et présentations.
·  •Organisation des séminaires d'équipe, organisation des évènements internes aux deux départements (arrivées/départs)
·  •Mettre en place et gérer le classement, rangement
·  •Relayer les informations auprès de l'équipe du département
·  II – Tâches spécifiques pour le Directeur Financier
·  •Rédaction des comptes rendus de réunion d'équipe
·  •Mise à jour du planning des échéances de la Direction financière
·  •Tenue du planning d'absence de toute l'équipe
·  •Reporting mensuel à formaliser
·  •Participation à la mise en forme des présentations format power points : réunion mensuelle HFemme, comités de gestion (4 par an), réunions auprès du COMEX (2 par an)
·  •Participation à la diffusion des books à diffuser auprès du COMEX ou du CODIR
·  III – Tâches spécifiques pour le DRH
·  •Organiser les parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs de la Division
·  •Organiser les déjeuners mensuels Hermès Femme
·  •Préparer les slides sur les nouveaux entrants pour la réunion mensuelle
·  •Assurer les reportings RH diffusés à l'ensemble du Codir
·  •Harnais recrutement (assurer quelques diffusions d'offre, tri de CV), Harnais Formation (saisir une fois par an le plan de formation dans l'outil)
·  •Préparer les lettres des formations prévues pour chaque collaborateur une fois par an
·  •Assurer les réponses négatives aux candidats et le classement des dossiers
·  •Gérer les nocturnes de la Division (recenser les besoins et faire le lien avec la sécurité)
·  •Tenir à jour le classement dans les dossiers du personnel
·  Profil recherché
·  •Expérience dans un service RH et/ou financier
·  •Excellente communication et attitude de réserve liée à la fonction
·  •Sens de l'organisation et de la rigueur (respect des délais)
·  •Pertinence et dynamisme dans la prise d'initiatives
·  •Qualité des documents rendus
·  •Bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel et Power Point)
·  •Anglais