Assistant(e) Administrative et Gestion Documentaire F/H

Description de l'offre

GTM Bâtiment recrute !

Leader de la réhabilitation en Île-de-France, GTM Bâtiment, filiale de VINCI Construction, met son expertise au service de la rénovation et de l’embellissement de l’habitat urbain.

En partenariat avec une autre entité du groupe, nous lançons un projet d’envergure pour la restructuration complète d’un hôtel à Eurodisney (77).

Nous vous proposons de rejoindre nos équipes en tant qu’Assistant(e) Administratif(ve) et Gestion Documentaire, à temps plein sur le chantier.

Votre mission principale sera d’assurer le bon déroulement administratif et le suivi documentaire du projet, en garantissant la traçabilité, la conformité et la diffusion efficace des documents, tout en soutenant les équipes travaux dans leurs tâches quotidiennes.

Rattaché(e) au Directeur de projet, en collaboration étroite avec les équipes d’encadrement, vous aurez pour missions principales :

Gestion Documentaire (Doc Control) :

- Centraliser, éditer, classer et diffuser l’ensemble des documents (ingénierie, clients, fournisseurs, sous-traitants) via l’outil de GED (Gestion Électronique des Documents).

- Vérifier la conformité des documents (nomenclature, respect des spécifications techniques, délais de remise, etc.).

- Assurer la traçabilité complète de la documentation projet.

- Relancer les contributeurs si nécessaire.

Gestion Administrative :

- Rédiger, enregistrer et suivre l’envoi des courriers administratifs.

- Préparer les documents contractuels pour les sous-traitants, prestataires et fournisseurs : contrats, avenants, demandes d’agrément, etc.

- Vérifier la validité des pièces administratives (assurances, Kbis, attestations, etc.).

- Appuyer les équipes travaux dans leurs démarches administratives quotidiennes.

- Gérer les demandes et les autorisations d’accès au chantier pour le personnel et les intervenants extérieurs.

Profil recherché

Pour ce poste, nous recherchons une personne dynamique ayant :

· Une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire, idéalement acquise dans le domaine du BTP.

· Une formation Bac+2 ou équivalent.

· La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de GED.

· Une excellente orthographe et une aisance rédactionnelle.

· La capacité à travailler en équipe avec un sens de l’organisation, de la rigueur, de l’autonomie et un bon relationnel.

· La connaissance du fonctionnement administratif d’un chantier serait fortement appréciée.

À propos de GTM Bâtiment

VINCI Construction est l'un des principaux acteurs mondiaux de la construction, dans le domaine des infrastructures de transport, des bâtiments, des réseaux et des aménagements urbains. VINCI Construction s'appuie sur un réseau d'entreprises de proximité, des réseaux de spécialité et une expertise spécifique sur les grands projets d'infrastructures. Présentes dans plus de 100 pays, ses 1 300 entreprises emploient plus de 119 000 collaborateurs et ont réalisé un chiffre d'affaires de 31,5 milliards d'euros