ASSISTANT(E) FACILITY MANAGEMENT

Description de l'offre

Ce que nous allons accomplir ensemble :

Intégré(e) à la Direction Retailing France, basée sur le Campus SEB à Ecully, vous assurez la mise en place, le suivi et la continuité de fonctionnement pour les différentes infrastructures des magasins physiques (GSR) en lien avec les Responsables Magasins, les Responsables Réseau Retail (RRR), le Business Développeur et les services internes.

Vous accompagnez les magasins dans la résolution des problèmes d'exploitation au quotidien pour leur permettre d'être totalement dédiés à la vente et à la satisfaction des clients en magasins.

Dans ce cadre, votre mission s'articule autour de 3 axes :

• Saisir les Demandes d'Achats (DA) et valider les factures loyers et charges dans le cadre de baux, en lien avec l'équipe Controlling et le Business Développeur,
• Faire appliquer et évoluer les contrats d'exploitation (maintenance, rapports externes de conformité d'exploitation type Véritas, assurances, sinistres), en lien avec l'équipe Achats ou les métiers concernés et avec accord de la Direction Retailing.
• Etablir les déclarations administratives nécessaires (SACEM, vidéo-surveillance…),
• Valider le paiement des dépenses de fournitures de bureaux et d'EPI (équipements de protection individuelle) des équipes magasins
• Commander et suivre les demandes d'équipements spécifiques en lien avec les RRR, l'équipe RH…
• Avoir un rôle d'alerte sur la consommation, dans le budget imparti

• Mettre en place les contrats d'exploitation (ouverture de compteurs, maintenance, rapport externe de conformité d'exploitation type Véritas, assurances, gestion des déchets, climatisation…) et les déclarations administratives nécessaires (KBIS, INSEE, SACEM, vidéo surveillance...), sur la base d'un rétroplanning en lien avec l'équipe support GSR - en particulier le Business Développeur, les partenaires externes et l'équipe Achats interne,
• Préparer les éléments nécessaires à la prise de coque magasin (création compte fournisseur, chèque honoraires, dépôt de garantie, caution, délégation…) en lien avec les équipes internes (comptabilité…) Commander et faire livrer les EPI et fournitures pour les équipes magasins,
• Ouvrir les comptes sur les outils informatiques internes (Egencia, Resacar...) des nouveaux collaborateurs magasins,
• Saisir les Demandes d'Achats / facturations afférents au nouveau magasin (loyers et délais de paiement, contribution bailleur…)

• Assurer et organiser le classement papier / informatique des documents clés (baux, contrats, assurances…) et en garantir la traçabilité
• Réaliser les réservations transports et notes de frais pour les nouveaux arrivants dont les comptes internes ne sont pas encore créés,
• Assurer la distribution du courrier à l'Equipe Centrale GSR,

Profil recherché

Apportez vos compétences :

• Niveau de formation minimum souhaité : études supérieures Bac +2 type BTS Assistant de Gestion PME
• Niveau d'expérience minimum souhaité : Expérience en pilotage de gestion administrative. Aisance et attrait pour les chiffres
• Gestion des priorités, organisation, rigueur, tenue des délais
• Grande réactivité et sens du service
• Bon relationnel, bonne expression orale et écrite
• Capacité à s'appuyer sur des métiers tiers pour traiter les différents sujets

À propos de Groupe SEB

Tefal, T-Fal, Krups, Lagostina, Rowenta, Moulinex, SUPOR, Seb, Calor, WMF, Arno, Emsa, All-Clad… autant de marques qui font partie du quotidien de millions de consommateurs dans plus de 150 pays. Le Groupe SEB (€8,1 milliards de CA - 33 000 collaborateurs) a su s'imposer comme la référence mondiale du petit équipement domestique grâce à une stratégie de généraliste, la puissance et la complémentarité de ses marques, sa dynamique d'innovation, son développement international et un outil industriel performant.

Le Groupe SEB s'engage à assurer à ses collaborateurs une politique socialement équitable (diversité et inclusion, qualité de vie au travail, santé/sécurité…) tout en développant des actions à impact positif pour la société et l'environnement (économie circulaire, lutte contre le changement climatique, engagement citoyen …)