Assistant de Direction – NIM Holding – Finance (H/F)

Description de l'offre

Description de l'entreprise

Avec 831 milliards d'euros d'actifs sous gestion au 31 décembre 2017, le modèle multi-affiliés de Natixis Investment Managers offre un accès unique à plus de 20 sociétés de gestion spécialisées aux Etats-Unis, en Europe et en Asie. Natixis Investment Managers se positionne ainsi parmi les plus grandes sociétés de gestion d'actifs au niveau mondial.

Poste et missions

En tant qu'Assistante de Direction, vos principales missions sont les suivantes :

1.Secrétariat classique
• Gestion d'agendas complexes et mouvants
• Filtrage des appels
• Gestion et suivi des notes de frais, relevés AMEX
• Gestion/Validation des congés des équipes
• Suivi planning des congés de l'équipe finance (+ planning global Paris & Boston)
• Classement/archivage

2.Organisation des déplacements
• Organisation et suivi de nombreux déplacements aux USA, Luxembourg, Londres, etc. (Réservations vol/trains/hôtels/ Préparation des itinéraires/coordination des réunions sur place / suivi des visas, etc.)

3.Organisation de réunions
• Organisation autonome de nombreuses réunions, staff meetings, COPIL etc. (de la réservation des salles, en passant par les présentations, mise à disposition des documents nécessaires au préalable, suivi & accueil des participants, lancement des vidéos, des conf calls, etc.), pouvant également émaner de l'équipe Finance de Boston
• Réalisation et/ou mise en forme, relecture et correction de présentations ppt ou word

4.Office Management
• Interlocuteur privilégié du Travel Management de Natixis et de l'agence de voyage aux US
• Gestion des réclamations auprès des agences ou d'Air France
• Gestion des badges / des cartes de visites (pour tout nouvel entrant)

5.Plan d'efficacité opérationnelle
• Garant du respect de la politique voyages en vigueur (vérification des règles en matière de frais de déplacement de l'équipe)
• Vérification des notes de frais de l'équipe, tant à Paris qu'à Boston

Profil recherché

Profil et compétences requises

De formation supérieure, une première expérience similaire a confirmé de réelles capacités d'autonomie, de rigueur et d'organisation. Vous avez le sens des priorités et êtes reconnu pour votre esprit d'initiative.
Disponibilité, discrétion et confidentialité sont indispensables pour la tenue de ce poste.
Vous êtes à l'aise tant à l'oral qu'à l'écrit et maîtrisez les outils bureautiques usuels (Word, Excel et PowerPoint).
La pratique de l'anglais opérationnel est requise: prise d'appels et messages en anglais.

Situation géographique: ÉLÉMENTS - 43 avenue Pierre Mendès France - 75013 PARIS

Informations complémentaires sur le poste

Convention collective applicable: Convention collective spécifique à l'entreprise

Responsable de recrutement: Damien LANDREAU