Assistant institutionnel – Stage (H/F)

Description de l'offre

Assistant institutionnel – Stage (H/F)
Votre future entreprise en quelques mots
Assureur mutualiste implanté aux Antilles-Guyane depuis plus de 40 ans, réalisant un chiffre d'affaires de plus de 86,9 millions d'euros, Groupama Antilles-Guyane propose des solutions d'assurance Dommages Aux Biens et d'assurance Vie, simples, adaptées et accessibles à tous.
Groupama Antilles-Guyane, ce sont 216 collaborateurs, 125 administrateurs et 18 agences et 7 agences générales réparties en Guadeloupe, Martinique et Guyane au service ses 62 566 sociétaires composées de particuliers, professionnels, entreprises, collectivités et agriculteurs. 

Vos futures missions

Vous souhaitez développer vos compétences administratives tout en découvrant le fonctionnement concret de la gouvernance d’un groupe mutualiste ?

Rejoignez Groupama Antilles Guyane, acteur majeur de l’assurance sur le territoire, et découvrez le fonctionnement concret d’un modèle mutualiste où les élus jouent un rôle clé dans les décisions et la relation avec les sociétaires.

Rattaché(e) à l’Animateur de la vie mutualiste, vous contribuez au quotidien à des missions variées : mise à jour de bases de données, organisation de réunions, élaboration de tableaux de bord et préparation de supports de communication.

Ce stage vous permettra de développer des compétences concrètes en gestion de données, organisation d’événements internes, suivi réglementaire et production de reportings, recherchées dans de nombreux environnements professionnels.

Vos principales missions 

Concrètement, vous participez à l’organisation de réunions importantes (assemblées générales, conseils d’administration), au suivi des interlocuteurs élus et à la préparation des supports utiles à leur activité.

Vos missions s'articulent autour des axes suivants:

Assurer un suivi administratif rigoureux des élus

·  Mettre à jour et fiabiliser les bases de données (élus, mandats, coordonnées, fonctions).
·  Suivre les échéances de mandats et contribuer à la préparation des renouvellements.
·  Participer au suivi des obligations réglementaires (formations obligatoires type Sapin II, participation aux instances).

Contribuer à l’organisation des instances (AG, CA, réunions territoriales)

·  Préparer les aspects logistiques des réunions (convocations, listes de présence, émargements).
·  Constituer et vérifier les dossiers institutionnels.
·  Assurer le suivi des retours (procurations, confirmations de présence, documents signés).

Participer au pilotage et au reporting de l’activité

·  Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord (participation, conformité, suivi des actions).
·  Consolider les informations en appui aux reportings à destination de la direction ou des présidents.

Appuyer la communication institutionnelle

·  Rédiger ou mettre en forme des supports (notes, courriers, messages à destination des élus).
·  Contribuer à la préparation d’outils à destination des présidents (kits, supports d’animation).

Apporter un soutien transverse au service

·  Organiser et structurer les documents (classement, accessibilité, archivage).
·  Contribuer à l’amélioration des processus (fiabilisation des données, harmonisation des pratiques).
·  Soutenir les projets en cours (ex : valorisation du rôle des élus, collecte de remontées sociétaires).
Vous vous reconnaissez dans ce profil ?

Vous êtes titulaire d’une Licence (Bac+3) en gestion administrative, assistanat ou équivalent, et vous vous apprêtez à intégrer un Master.

Vous maîtrisez les fondamentaux de la gestion administrative (traitement de données, organisation, suivi de dossiers) et souhaitez les mettre en pratique dans un environnement structuré.

À l’aise avec les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint), vous savez produire des documents fiables, rigoureux et directement exploitables dans un cadre professionnel.

Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, vous êtes capable de gérer plusieurs sujets en parallèle et de respecter des procédures définies.

Doté(e) d’un bon esprit d’analyse, vous savez prioriser vos tâches et contribuer efficacement au bon fonctionnement d’une activité administrative.

Intéressé(e) ? Vous souhaitez apprendre vite, travailler sur des sujets concrets ?

Prêt(e) à vous lancer ?
Rejoignez une équipe impliquée dans des missions concrètes et responsabilisantes, et développez des compétences solides pour la suite de votre parcours.

Profil principal
Services généraux / Administratif / Logistique
Secrétariat/Assistanat

Statut conventionnel appliqué/classe
CCN Stés Assurance 27 mai 1992/Classe 2

Télétravail
Non spécifié

Management d'équipe
Non

Catégorie emploi
Non cadre