CDD-Assistant-e administratif/ve au service Ressources Humaines - Palais des Beaux-Arts

Description de l'offre

Description de l'offre

Type d'emploi :

Type de contrat : poste temporaire

Cadre d'emploi : Rédacteurs-trices territoriaux-ales

Lieu : Lille, Nord-Pas-de-Calais, FR

Référence : PML01982

Date de mise en service : 17/10/2016

Fonction de Rattachement :  Responsable Ressources Humaines & Organisation

Fonction(s) encadrée(s) :

Aucunes

Raison d'être :

Assiste la responsable de service sur les dossiers thématiques « Ressources humaines » dans les domaines de compétences suivants : stages, formation, recrutements temporaires, information et accompagnement des agents notamment.

Contexte et environnement:

- Travail de bureau au service Ressources Humaines

- Contacts avec l’ensemble des agents et chefs de service

- Horaires de travail : 35h/semaine du lundi au vendredi

Respect des échéances


Dimension et moyens :

- Logiciel bureautique

- Ligne téléphonique

Mission :

- Gestion des stages en lien avec l’adjointe RH

- Recense les besoins de stage des services

- Aide à l’élaboration des offres de stage en lien avec les services

- Transmet les offres de stage à l’adjointe RH pour validation

- Transmet les candidatures pour analyse auprès des services concernés et fait un retour au service des stages après demande d’avis à l’adjointe RH

- Assure le suivi administratif du stagiaire en lien avec le service des stages

- Accueille le stagiaire et prépare son arrivée (badge, horaires et planning de travail en lien avec le service).

Gestion Ressources Humaines en lien avec l’adjointe RH:

- Informe sur les modalités d’accès aux concours et examens professionnels.

- Sollicite les 1 er rendez vous  pour les agents en mobilité

- Sollicite les rendez vous d’accompagnement et la transmission des convocations pour les agents en sur effectif

- Adapte les courriers relatifs aux absences injustifiées aux situations individuelles concernées

- Rédige différents courriers administratifs en fonction de l’actualité du service (rapports disciplinaires, comptes rendus de réunion, notes de service …)

- Diffuse des informations auprès des agents par affichage, distribution ou mailings

- Renseigne les tableaux de bord de coûts RH : recherche de l’information tout en étant en capacité de synthétiser l’information.

Formation en lien avec l’adjointe RH:

- Conseille les agents en matière de formation, les oriente, réceptionne les demandes et en assure le suivi auprès du service formation.

- Réceptionne les convocations aux formations et les transmet aux agents et chefs de service.

Réunions et rendez-vous:

- Participe par délégation à la réunion de service du musée

- Rédige le compte rendu de la réunion de service RH

Recrutements temporaires en lien avec l’adjointe RH:

- Tient à jour un tableau de bord entrées et sorties du personnel permanent et  temporaire.

Responsabilités et Résultats attendus :

Interface :

- Contacts directs et quotidiens avec l’ensemble du personnel du Palais des Beaux-Arts

- Relations avec les services du pôle RH de la Ville de Lille

Compétences métiers :

- Diplôme de niveau bac+2/bac+3 dans le domaine des ressources humaines

- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale

- Expérience souhaitée dans le domaine

- Connaissances du fonctionnement et des procédures de l’administration territoriale

- Notions du code du travail

- Notions fondamentales en matière de ressources humaines      

- Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, messagerie électronique)

- Capacités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe.

Compétences comportementales :

- Qualités relationnelles (sens de l’écoute, de la négociation et de la communication, esprit d’équipe)

- Capacités d’organisation et rigueur

- Sens du service public

- Réserve et confidentialité

- Disponibilité et réactivité.

Régime indemnitaire :  

Points NBI :  0

Primes de fonction :