Assistant-e de Médiation et chargé-e d'accueil

Description de l'offre

Description de l'offre

Type d'emploi : Permanent

Type de contrat : poste permanent

Cadre d'emploi : Adjoint-e-s administratifs-ives territoriaux-ales

Lieu : Lille, Nord-Pas-de-Calais, FR

Référence : 1997_VDP5/2016

Date de mise en service : 01/06/2016

Fonction de Rattachement :  Directrice du Centre d’arts

Fonction(s) encadrée(s) : Aucune

Raison d'être :

Accueil de l’établissement public du Centre d’arts plastiques et visuels, lieu d’enseignement (domaine des arts plastiques) et de diffusion artistique sous la forme d’expositions, de résidences et de rencontres d’artistes.

Communication prospective sur l’activité de l’établissement.

Nombre d’élèves : 600 annuel. Publics enfants et adultes

Contexte et environnement / Dimension et moyens :

Etablissement recevant le public usager du lundi 9h30 (fin des cours: 21h) au samedi 18h.
Galerie d’exposition : ouverture du mercredi 14h30 au dimanche 13h30

Jours et horaires de travail :
mardi : 9h00-12h30 et  14h00-17h15
mercredi : 9h30-12h30 et 13h45-19h00    
jeudi : 9h00-12h30 et 14h00-19h00    
vendredi : 9h15-12h30    
samedi : 9h15 -12h30 et 13h30-18h30

Travaille en lien avec la responsable du secrétariat-accueil.
Congés annuels à prendre pendant les périodes de congés scolaires.

Mission :

Accueil

- Assurer l’accueil du public usager (élèves adultes, enfants et adolescents) et de tout visiteur (public extérieur, équipes municipales, prestataires, artistes invités, lecteur du centre de documentation etc. )

- Assurer les permanences d’accueil du secrétariat : accueil physique et téléphonique. Renseignements sur les différentes formations ou activités proposées par le Centre d’art. Accueil actif lors des portes ouvertes annuelles.

- Gestion des arrivées et surveillance des sorties des élèves mineurs les mercredis et samedis.

- Réception et enregistrement courrier et messages téléphoniques.

Secrétariat

- Assurer la liaison des affaires courantes en alternance avec l’agent responsable du secrétariat entre la direction, l’équipe enseignante et administrative, les services municipaux, les prestataires extérieurs, les usagers, les artistes invités.

- Préparer les documents administratifs des agents de l’équipe administrative ou enseignante : déclarations d’heures des agents contractuels,  arrêts maladie, remboursement de frais de transport etc.

- Aide à la préparation de la mise à disposition de supports divers de cours pour l’équipe enseignante et plus généralement de documents pour le service.

- Assurer la veille d’intranet pour la diffusion des informations diverses vers les agents et les enseignants.

- Suivi des plannings de présence des élèves (comptage ; rédaction lettres d’assiduités).

- Préparation et suivi annuel des commandes vers la centrale d’achat.

- Préparation des devis et suivi des commandes de fournitures pour les ateliers de pratique.

Médiation-Communication

- Refonte et exploitation du fichier de contacts (élèves, amateurs, prospects).

- Préparation des courriers ou invitations aux manifestations (envois postaux et mails).

- En lien avec la médiatrice chargée de la communication, préparation des supports de communication.

- Suivi et relai d’information de l’activité de l’établissement (formations, expositions, actions etc.) vers les usagers et contacts.

Responsabilités et Résultats attendus :

- Assurer un accueil et un service public de qualité.

- Assister la médiatrice culturelle, chargée de la communication sur les charges courantes de médiation et de communication.

-  Refonte, alimentation et exploitation du fichier de contacts et prospects afin d’améliorer la visibilité de l’équipement.

Interface :

Interne : Equipe du Centre d’arts plastiques et visuel : 13 enseignants, techniciens, médiatrice, bibliothécaire, responsable secrétariat, directrice. Services municipaux (courrier, gestion technique, dicom etc)

Externe : Prestataires extérieurs, public usager et tout public.

Compétences métiers :

Savoir-faire

- Aptitude à la communication verbale directe et téléphonée. Capacité à renseigner le public d’une manière précise et concise.

- Aptitude à l’expression écrite : rédaction de courrier simples et plus complexes.

- Aptitude à s’adapter à tout  type de public et savoir faire preuve de réactivité face à des situations embarrassantes ou d’urgence. 

- Aptitude à surveiller les sorties d’enfants.

- Capacité à créer ses propres outils nécessaires aux tâches et missions propres (tableaux, plannings, documents etc.)

- Maîtrise des techniques de classement et de rangement.

- Capacité d’anticipation et d’organisation dans son travail pour effectuer les tâches assignées dans le temps imparti et évaluer les priorités.

Connaissances

Accueil-secrétariat : Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte – tableur – messagerie - publipostage).

Communication : Connaissance de base des logiciels Photoshop et PAO ou capacité à mettre rapidement en œuvre ces outils par formation interne.

Compétences comportementales :

- Ponctualité, rigueur, sérieux, discrétion.

- Bonne présentation et Bonne élocution

- Disponibilité liée à l’activité impliquant notamment de travailler le samedi et jusque 19heures en semaine.

- Capacité à être autonome sur son poste tout en sachant demander des conseils et informations.

- Capacité à faire le retour des événements et des messages à la direction.

- Sens du service public.

Régime indemnitaire :  IAT sans encadrement

Points NBI :  10

Primes de fonction :