CDI - Document Controller (H/F)

Description de l'offre

3381816
Additional Cities

Grenoble (France) & Ankara (Turkey)
Career Level

Entry-Level
Business Segment

Renewable Energy Hydro
Function

Project Management
Country/Territory

France, Turkey
Postal Code

38041
Role Summary/Purpose

As Document Controller you will be responsible to ensure full conformity of documents issued by GE teams or its suppliers and to send them to customers or upload them on their Customer Management Systems in duly time frame.
Essential Responsibilities

Le/La titulaire de ce poste est chargé(e) de garantir l'entière conformité des documents émis par les équipes de GE ou ses fournisseurs et de les envoyer aux clients ou de les télécharger sur les systèmes de gestion des clients dans les délais impartis.

·  Set-up the right process of document control in coordination with the quality department.
·  Ensure all document activities are prepared, execute and optimized by the teams as per schedule and budget without jeopardizing commitment deliveries for our customers.
·  Control full conformity of the documents to contractual requirements.
·  Manage & supervise document recordings in Hydro Management System and in proper GE projects folders
o Monitor communication workflow with customers: Check daily customer document system to identify documents updated by customer and upload them on GE project team box
o Update the Master Document List in excel or in ENOVIA (GE engineering MRP system).
·  Communicate as per contractual schedule the documents to the customers either by emails, mails or upload on their own document management systems.
·  Be proactive in identifying the need for changes to process/procedures inherent to Document Management and oversees their implementation. Engage people from other departments, divisions, and functions to bring about process change or enhanced compliance.
·  Mettre en place le processus approprié en matière de contrôle de la documentation en coordination avec le département Qualité.
·  Veiller à ce que toutes les activités de documentation soient préparées, réalisées et optimisées par les équipes conformément au calendrier et au budget, sans compromettre les engagements pris vis-à-vis des clients en termes de livraison.
·  Vérifier l’entière conformité des documents aux exigences contractuelles.
·  Gérer et superviser l’enregistrement des documents dans le système de gestion Hydro et les dossiers de projets GE appropriés ; surveiller le flux de communication avec les clients : vérifier quotidiennement le système de documentation du client pour identifier les documents mis à jour par le client et les télécharger dans la box de l’équipe de projets GE ; mettre à jour la liste des documents principaux sur Excel ou dans ENOVIA (système MRP d’ingénierie GE).
·  Communiquer les documents aux clients conformément au calendrier contractuel, par e-mail, par courrier ou par téléchargement sur leurs propres systèmes de gestion de documents.
·  Se montrer proactif(ve) en identifiant les modifications à apporter inhérentes à la gestion de la documentation et superviser leur mise en œuvre Mobiliser des personnes d'autres départements, divisions et services pour apporter des changements aux processus ou améliorer la conformité.
Qualifications/Requirements

·  Bachelor's degree from an accredited university or college or equivalent experience (or a high school diploma / GED with significant experience in Project Management).
·  BAC+3 dans une université ou un établissement d'enseignement supérieur agréé(e) ou expérience équivalente (ou baccalauréat/diplôme d’études secondaires doublé d'une expérience significative dans le domaine de la gestion de projets).
Desired Characteristics

·  Strong Schedule skills.
·  Strong collaboration skills: Have the ability to connect and work together with all functions working on customer projects, understanding key stakeholders’ key needs.
·  Project Management expertise.
·  Change management: positive mindset - maintains enthusiasm. Understands the dynamic that drives the need for change. Can identify the impact of change on key processes, structures and systems. Sensitive to the change impact to various stakeholders. Understanding of basic change acceleration process (CAP) tools is a plus.
·  Schedule Management: Ensures schedule includes complete identification of all project specific activities linked to document management.
·  High Communication skills: Communicates with transparency /adjusts the message to align with audience.
·  Fluent in English.
·  Solides compétences en matière de planification.
·  Solides compétences en matière de collaboration : capacité à collaborer et à travailler avec l’ensemble des services sur des projets clients, tout en comprenant les principaux besoins des parties prenantes clés.
·  Expertise en matière de gestion de projets.
·  Gestion du changement : attitude positive - enthousiasme constant ; comprendre la dynamique qui pousse au changement ; savoir identifier l’impact du changement sur les processus, structures et systèmes clés ; prendre en compte l'impact du changement sur les diverses parties prenantes ; la compréhension des outils CAP (Processus d'accélération du changement) de base est un atout.
·  Gestion des calendriers : veiller à ce que les calendriers comprennent l’identification complète de l’ensemble des activités spécifiques aux projets liées à la gestion de la documentation.
·  Excellentes compétences de communication : savoir communiquer en toute transparence et adapter ses messages en fonction du public visé.
·  Anglais courant.
About Us

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Primary State/Province

Auvergne-Rhone-Alpes
Primary City

Grenoble