Assistant de gestion H/F

Description de l'offre

SCIENCES PO Recherche dans le cadre d’un contrat à durée déterminée Pour Direction des Etudes et de la Scolarité (DES) Au sein de l’Ecole de la communication ASSISTANT(E) DE GESTION H/F Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui près de 1000 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents. FONCTIONS Placé(e) sous l’autorité du Directeur et de la Responsable pédagogique du Master Communication, travaillant en coopération avec les divers interlocuteurs et services qui contribuent à la mise en œuvre du projet pédagogique de l’École, vous devrez notamment assurer les missions suivantes : Fonctions de secrétariat pédagogique : Accueil et renseignement des différents publics : élèves et enseignants accueillis au secrétariat, par téléphone ou par courrier électronique, et orientation vers les différents interlocuteurs internes ; Gestion des rentrées universitaires semestrielles : création et paramétrage des unités pédagogiques dans le logiciel de gestion de la scolarité (Banner), élaboration et envoi des grilles horaires d’enseignement, collecte des souhaits et besoins de matériel pédagogique, réservation des salles, organisation des réunions. Collecte des programmes de cours et de conférences, mise en forme et transmission pour reprographie, mise en ligne et documentation. Mise à jour de l’annuaire et des coordonnées des enseignants dans Banner, préparation des courriers de recrutement, suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques en ligne et manuelles des élèves ; Concours à la qualité de la pédagogie: établissement des statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de l’activité, participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec les autres services de la direction des études et de la scolarité, préparation et suivi des élections de délégués élèves dans les enseignements, suivi du déroulement des enseignements et de la mise à disposition de matériel pédagogique, organisation le cas échéant de séances de rattrapage, suivi de l’assiduité des élèves ; Gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notations des élèves et contrôle de l’assiduité, suivi des dossiers d’évaluation des enseignants par les élèves, aide à la préparation des jurys de diplôme ; Organisation et suivi des entretiens pour l’entrée en 1ère année de l’Ecole : entretiens d’orientation téléphoniques pour lesétudiants de 3ème annéeet suivi des entretiens d’admission (planning,élaboration de listes et de statistiques) ; Gestion et suivi des stages et des contrats d’apprentissage du Master Communication : envoi et insertion des offres sur le site internet de l'École, contacts permanents avec les entreprises, inscriptions des étudiants, suivi du recrutement administratif des tuteurs ; suivi des dossiers et contrats d’apprentissage avec le CFA et les entreprises ; organisation et suivi du calendrier des réunions entres les tuteurs et les maîtres d’apprentissage ; organisation de soutenances, … Fonctions classiques de secrétariat : Accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique, photocopies, fournitures, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc. N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées. COMPETENCES REQUISES - De formation Bac + 2, vous bénéficiez d’expériences significatives sur des fonctions d’assistanat polyvalent (3/5ans), et si possible dans une activité similaire - Excellent relationnel, sens du service et du travail en équipe - Goût pour la communication - Sens de la confidentialité - Rigueur, qualités d’organisation, de méthode, d’initiative et d’anticipation, autonomie - Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, messageries électroniques et navigation Internet) et capacité à maîtriser rapidement Banner (logiciel de gestion de la scolarité), Access et un logiciel simple de numérisation d’image (scanner) - Connaissance et pratique professionnelle de l’anglais souhaité - Une bonne connaissance de Sciences Po serait un plus