Assistante administrative et commerciale (H/F)

Description de l'offre

ADD & Associés Créée en 1990, ADD & Associés est une des plus importantes Études généalogiques françaises. L’étude est composée de 100 professionnels et experts : généalogistes successoraux, juristes, enquêteurs, historiens, chercheurs, techniciens, experts en filiation et experts en archives internationales. En matière de généalogie successorale, ADD & Associés est l’interlocuteur privilégié des professionnels : notaires, administrateurs judiciaires, administrateurs de biens, syndics d’immeubles, sociétés d’auteurs, mandataires judiciaires à la tutelle, avocats, collectivités locales, compagnies d’assurance-vie, organismes financiers. ******************************** POSTE PROPOSE Au sein du service « Recherche » d’ADD, vous faites partie d’un groupe de 3 assistantes, et êtes responsable du secrétariat et du soutien administratif d’une équipe de généalogistes. Le poste est basé à Paris 9e arrdt. PRINCIPALES RESPONSABILITES 1-Demandes de pièces auprès des administrations, archives et notaires Acte d’état civil, déclaration de succession, acte de notoriété, testament, contrat de mariage, dass, compte rendu DNID. Mise sous pli, réception et distribution des demandes aux chercheurs. Relance des demandes par téléphone, fax ou écrit. 2-Interface entre client/prescripteur/administrations et les chercheurs de l’équipe Réception des appels : prise de messages, réponses ou transmission vers les chercheurs. Relance clients et prescripteurs. 3-Préparation et envoi documents clients Contrats, procurations, renonciations, demandes de renseignement, relances, courriers circonstanciés par écrit ou par e-mail. 4-Collation des dossiers finalisés avant transmission au service règlement Préparation du dossier pour envoi prescripteur. Vérification du tableau généalogique final au regard des actes d’état civil héritier et des pièces d’ouverture du dossier. Compilation et classement des actes (naissance, mariage, décès, acte de notoriété, contrat de mariage, livret de famille, certificat médicaux, justificatif de domicile, pièce d’identité, procuration), inscription et conservation des toutes ces information sur l’application informatique interne. PROFIL De formation initiale de type BTS secrétariat – Excellente maîtrise du pack Office. Rigueur, dynamisme et sens de l'organisation Excellentes compétences relationnelles Capacité à travailler en anglais (oral et écrit) – La maîtrise d’autres langues est un plus. CANDIDATURES Merci d’envoyer votre CV et votre lettre de motivation à : ADD & Associés Mme Aurélie Roger – Secrétaire Générale Candidature Assistanat RECHERCHE 4, avenue du Coq 75009 Paris