Assistant administratif (H/F)

Description de l'offre

Le Groupe ESSEC est un établissement d’enseignement supérieur spécialisé en gestion et management d’entreprise. Réparti sur 3 campus : Cergy, La Défense et Singapour, il accueille près de 4800 étudiants en formation initiale dont plus de 30 % d’étudiants étrangers et 5000 managers en formation permanente par an. L’Institut de recherche et d’enseignement sur la négociation (IRENÉ) recherche un(e) assistant(e) administratif(ve). Missions Vous aurez pour principales missions : 1. La préparation logistique des formations dispensées par IRENÉ • Interface entre les programmes de l’ESSEC, les entreprises et les intervenants • Réservation des salles de cours • Reproduction et mise à jour des documents (plan de cours, simulations, slides, fiches…) • Envoi du matériel pédagogique • Dépouillement des évaluations après les formations • Gestion de la centrale des cas 2. L’Assistanat et le secrétariat • Gestion de l'agenda, prise de rendez-vous, appels téléphoniques, email, courrier, classement • Notes de frais, bons de commandes, factures • Commandes : cas, livres, fournitures de bureau 3. Contribution à des tâches transversales de l'Institut • Mise à jour des bases de données de l’Institut • Organisation des voyages de tous les membres de l'équipe • Accueil des nouveaux collaborateurs et stagiaires (fiche de renseignements, convention, badge) • Organisation d’évènements : séminaires de recherche, conférences 4. Contribution à la communication de l’Institut • Site web IRENÉ : mises à jour • MOOC : suivi de l’avancement • Dépôt des cas IRENÉ sur les plateformes CCMP et Case Center • Brochures IRENÉ : suivi des stocks et reproduction, mises à jours ; interface avec le service PAO • Emailings Profil Issue(e) d'une formation type BTS assistant manager/gestion, vous avez une première expérience (stage et alternance compris) sur un type de poste similaire. Autonome, rigoureux(se) et organisé(e), vous faites preuve d'une grande fiabilité dans votre travail et savez gérer plusieurs dossiers et situations à la fois. Dynamique et enthousiaste, vous avez une réelle capacité à travailler en équipe. Vous avez un niveau d'anglais courant (B2/C1 selon le cadre européen de référence). Vous maîtrisez parfaitement le pack Office (notamment Powerpoint) et êtes à l’aise avec les outils informatiques (base de données, Google Applications). Divers Le poste est basé dans les locaux de Cergy et est à pourvoir en CDD dans le cadre d’un remplacement de congé maternité du 2 janvier 2017 au 31 mars 2017 (prolongation possible en cas de congé parental).