ASSISTANTE D’EQUIPES - CONTRACT LAB

Description de l'offre

ENGIE  est un acteur mondial de l’énergie, résolument engagé dans la transition énergétique et expert dans 3 métiers : l’électricité, le gaz naturel et les services à l’énergie. ENGIE compte 153 090 collaborateurs dans plus de 50 pays pour un chiffre d’affaires en 2016 de 66,6 milliards d’euros.

À la recherche de professionnelles et professionnels inventifs et audacieux pour incarner le futur de l’énergie au service de ses clients, ENGIE recrute des milliers de talents à travers le monde. Rejoignez un univers de travail épanouissant et innovant, favorisant l’agilité et la créativité afin de répondre aux enjeux énergétiques d’aujourd’hui et de demain.

 

Global Energy Management (GEM)  est l’une des 24 « business units » du Groupe ENGIE. Au cœur de la chaîne de valeur énergétique, GEM gère le portefeuille d’actifs du Groupe en électricité, gaz naturel, produits environnementaux et autres matières premières telle que la biomasse. Elle développe également un portefeuille de clients externes à l’échelle internationale. GEM fournit au Groupe et à des tiers différents services de fourniture d’énergie et d’opérations logistiques, d’optimisation d’actifs sur les marchés, d’accès direct à ceux-ci, et contribue également à la compréhension et à l’organisation des marchés. Forte de 1 400 collaborateurs, GEM dispose de bureaux et de 4 plateformes de trading répartis dans 11 pays à travers l’Europe et la région Asie-Pacifique, et développe ses activités commerciales dans plus de 50 pays.

1/  Gestion de la facturation

-    - Suivi du process du traitement des factures, (depuis la réception du DRAFT au contrôle du bon règlement de celle-ci)

     - Passer les commandes sur APACH

-    - Nombreux contacts avec les services comptables et Purchasing, mais aussi avec les Prestataires (cabinets d’avocats notamment - en français, et en anglais)

-    - Suivi du budget

 

 

2/  Gestion documentaire

-    - Mise en signature de documents (pouvoirs, contrats) en suivant le process  (Grille de Visa et contrat à faire circuler / Scan des documents),

-    - Archivage des contrats sur la Data Base (SharePoint) et Coffre (originaux) + renseignement du « Table of Signed Contracts »

-    - Rédaction et constitution de dossiers simples d’inscription à des procédures d’enchères, des plateformes…

-   - Envoi des courriers et des contrats

-   - Participation à la veille réglementaire (recherches….)

 

 

3/  Secrétariat classique du service :

-    - Organisation de réunions, visio-conférences, conférences téléphoniques et gérer la logistique
- Commandes de plateaux repas, petits déjeuners…

-    - Organisation de séminaires

-    - Commandes de fournitures

-    - Réservations de voyages (sur l’outil KDS)

-    - Vérification de bonne saisie des « Timesheets » par l’équipe

-    - Vérification de bonne saisie des congés par l’équipe

-    - Gestion et suivi de l’accueil des nouveaux arrivants

-    - Demandes de VISAS

-    - Saisie de notes de frais

- Bonne expérience (min 3 ans) en assistanat d’équipe

Ø  - Expérience de l’environnement juridique serait un plus

Ø  - Polyvalence, gestion des priorités

Ø  - Autonomie, rigueur, disponibilité

Ø  - Pack Office / Outlook  - 2016

Ø  - Pratique courante à bilingue de l’anglais

Ø  - Utilisation de SharePoints

- Back-up service « Litigations & Risks » en cas d’absence de l’assistante.

- Nombreux contacts avec les services comptabilité et  services, appros / achats, service informatique, logistique…., cabinets d’avocats et autres prestataires

Ø  - Nombreux contacts avec les autres assistantes de GEM

 

Assurer un support à l’équipe Bulk&NGL (1 personne)

Assurer un support à Head of Legal & Head of Legal – Contract Lab

 

Additional Information
·  Posting Date: Feb 1, 2019